Schon lange war sie angekündigt, fast genau so lange war sie bei uns in Arbeit, jetzt ist sie endlich da: Die europäische Datenschutzgrundverordnung, besser bekannt auch als DSGVO. Während wir uns an den Grundsätzen der DSGVO schon immer orientiert haben, setzen wir nun auch die konkreten rechtlichen Vorgaben gemeinsam mit unserem Datenschutzbeauftragten um.
Das Wichtigste zuerst: Grundsätzlich ändert sich durch die DSGVO nichts an den hohen Datenschutzstandards, die Sie von uns seit dem Start von Dropscan in 2013 gewohnt sind. Ihre Daten gehören auch weiterhin Ihnen, wir verkaufen diese niemals an externe Dritte und werden auch in Zukunft alles dafür tun, dass Ihre persönlichen Daten bei uns sicher und in höchstem Maße geschützt sind.
Für uns war die Umsetzung der DSGVO vielmehr ein guter Anlass, uns intensiv mit dem Thema Datenschutz zu beschäftigen und alle unsere Prozesse noch einmal im Hinblick auf den Schutz Ihrer Daten zu durchleuchten. Herausgekommen ist dabei nicht nur die notwendige rechtliche Anpassung, sondern ein komplettes Datenschutz-Upgrade von Dropscan.
Konkret bedeutet die DSGVO im Zusammenhang mit Dropscan für Sie Folgendes:
1.) Aktualisierte Datenschutzerklärung
Um die Anforderungen der DSGVO rechtlich einwandfrei umzusetzen, war eine Aktualisierung unserer Datenschutzerklärung notwendig. Die Datenschutzerklärung enthält Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten entsprechend der DSGVO und besteht aus einer Zusammenfassung und einer ausführlichen Darstellung entsprechend den neuen (und leider auch sehr umfangreichen) gesetzlichen Vorgaben.
Sie finden die neue und ab sofort gültige Version wie gewohnt unter https://www.dropscan.de/datenschutz. Dort werden Sie nun (in sehr viel ausführlicherer Form) genau darüber aufgeklärt, wie, wo und wann wir Ihre Daten speichern, verarbeiten und vor allem schützen.
2.) Auftrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten (AV-Vertrag)
Wenn Sie Dropscan nutzen werden Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet und gespeichert. Daher müssen wir nun laut Artikel 28 DSGVO mit Ihnen einen sogenannten Vertrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten (AV-Vertrag) abschließen.
In einem AV-Vertrag muss sich der Auftragnehmer, also wir, dazu verpflichten, die Daten nur entsprechend dem Auftrag und nach Weisung zu verarbeiten. Dazu gehört noch eine Anzahl weiterer Pflichten, zu denen unter anderem die Verpflichtung der Mitarbeiter auf Vertraulichkeit, Mitwirkung, Beauftragung von weiteren Subunternehmern, Kontrollrechte und technisch- organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten gehören.
Kurz gessagt: Der AV-Vertrag verpflichtet uns zur Einhaltung des Datenschutzes zu Ihren Gunsten und den Gunsten Ihrer Kunden. Er muss verpflichtend abgeschlossen werden, wir bitten daher alle unsere Kunden einen AV-Vertrag mit uns abzuschließen.
Die gute Nachricht ist, dass es nicht mehr notwendig ist (wie früher beim ADV-Vertrag), diesen in Papierform zu unterzeichnen. Um daher unnötigen Papierkram zu vermeiden und den Vertragsabschluss für Sie so einfach wie möglich zu gestalten, können Sie den AV-Vertrag jederzeit digital in Ihrem Dropscan-Konto akzeptieren und unterzeichen:
Melden Sie sich einfach bei Ihrem Dropscan-Konto an, klicken oben rechts auf 'Einstellungen' und links auf den Menüpunkt 'Datenschutz'. Unter der Überschrift 'AV-Vertrag' finden Sie auf der rechten Seite eine Vorschau des AV-Vertrags, geben den Namen des des Unterzeichners ein, klicken auf den Button 'Jetzt unterzeichnen' und fertig! Eine digital unterzeichnete Kopie des AV-Vertrages für Ihre Unterlagen erhalten Sie direkt zum Herunterladen und zur Sicherheit auch noch einmal per E-Mail von uns.
3.) Unser neues Datenschutz-Center
Die wichtigste praktische Änderung ist unser neues Datenschutz-Center.
Damit Sie auf alle Informationen, Dokumente und Funktionen zum Thema Datenschutz einfach und an einer zentralen Stelle zugreifen können, haben wir in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos ein Datenschutz-Center geschaffen. Dort finden Sie neben allgemeinen Informationen und dem o.g. AV-Vertrag auch die Möglichkeit, Ihre gesamten bei uns gespeicherten Daten mit einem Klick zu exportieren.
Schon bisher war es möglich, in den Einstellungen Ihrer Scanbox die Scans aller Sendungen herunterzuladen. Wir haben dieses Angebot nun stark erweitert, Sie können jetzt auch weitere Daten wie z.B. die Scans Ihrer Sendungsumschläge, eie Liste aller Sendung und Sammelsendungen, Ihre Bestandsdaten, also E-Mail, Rechnungsadresse und Bankverbindung, sowie alle Ihre Rechnungen komplett herunterladen.
Um auch hier größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten, erhalten Sie Ihre Daten als verschlüsseltes ZIP-Archiv. Das Passwort zur Entschlüsselung schicken wir Ihnen mit einer separaten E-Mail zu.
Damit haben Sie es auch schon geschafft! Für uns als eigenfinanziertes Unternehmen, ohne einen Großkonzern im Rücken oder zahlungskräftige Finanzinvestoren an Bord, ist es von enormer Bedeutung, das Vertrauen unserer Kunden täglich neu zu verdienen. Wir hoffen, dass uns dies mit der Umsetzung der DSGVO wieder einmal gelungen ist!
Zu guter Letzt geht noch ein großes Dankeschön an unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Dr. Schwenke, der uns bereits seit über fünf Jahren in allen Fragen des Datenschutzes überaus kompetent und mit viel Engagement zur Seite steht. Die Zusammenarbeit mit ihm, bei diesem teilweise sehr komplexen und anstrengenden Thema, hat uns (wider Erwarten!) sehr viel Spass gemacht!
Für Fragen zum Thema DSGVO und Datenschutz bei Dropscan stehen wir Ihnen wie immer jederzeit gerne zur Verfügung.