Paper

Papierdokumente und Aktenordner unkompliziert digitalisieren

Sie arbeiten noch mit Papier oder scannen selbst? Mit unserem Scanservice für Papierdokumente und Aktenordner digitalisieren Sie Ihren Papierkram einfach und schnell.

01: Zusenden & Abholen

Versand oder Abholung Ihrer Papierdokumente

Versand an Dropscan

Schicken Sie uns Ihre Dokumente und Aktenordner einfach als sicher verpacktes Paket zu. Dafür erhalten Sie von uns eine Postanschrift speziell für den sicheren Empfang Ihrer Pakete.

Deutschlandweite Abholung

Alternativ zum Versand holen wir die Dokumente auch per Kurier vor Ort bei Ihnen ab. Innerhalb von Berlin in wenigen Stunden, deutschlandweit gleich am nächsten Tag.

Automatisches Sichten nach Eingang

Nach Eingang sichten wir die Dokumente und stellen sie Ihnen digital in Ihrem Konto bereit. Dort können Sie sie jederzeit zum Scannen anfordern.

Scan-On-Demand

Physische Unterlagen die Sie nicht sofort digital benötigen, bewahren wir für bis zu 30 Jahre sicher in unserem Archiv auf. Sie fordern das Scannen der Dokumente dann einfach später bei Bedarf an.

02: Scannen

Scannen mit intelligenter Dokumentenerkennung

Umfangreiche Scanvorbereitung

Unterlagen in Ordnern, Heftern, Mappen oder Klarsichthüllen entnehmen wir vor dem Scannen. Bindungen, Heftstreifen, Büroklammern und Tackernadeln werden entfernt.

Vollständiges Scannen aller Dokumente

Hochauflösende Digitalisierung aller Arten von Dokumenten: Vom Tankbeleg bis hin zu Bauplännen im Großformat DIN A0. Für besondere Dokumente (z.B. gesiegelte Notarurkunden) gibt es spezielle Prozesse.

Bestehende Ordnung bleibt erhalten

Mehrseitige Dokumente werden anhand von physischen Merkmalen erkannt und intelligent getrennt. Die Ablagestruktur und Reihenfolge Ihrer physischen Dokumente erfassen wir beim Scannen und bilden sie 1:1 digital ab.

Digitalisierung mit Hochgeschwindigkeit

In einem hochautomatisierten Verfahren scannen wir Ihre Unterlagen in nur wenigen Tagen. Softwaregestützte Prozesse & Qualitätssicherung sorgen für ein fehlerfreies Ergebnis.

03: Ablegen & Verteilen

Digitale Dokumente in der Cloud ablegen und verteilen

Intelligente & revisionssichere Dokumente

Die Cloud macht aus Scans intelligente Dokumente: Per Texterkennung (OCR) wird der Inhalt erfasst und damit durchsuchbar gemacht. Für die GOBD-konforme Archivierung werden sie als revisionssichere PDF/A-Dateien gespeichert.

Automatische Archivierung

Durch die automatische Ablage ist die Cloud der Zentrale Ablageort für Ihr gesamtes Team. Mit individuellen Zugriffsrechten auf Ihre digitalen und physischen Dokumente.

Organisieren & Verteilen

Dokumente können Sie mit Schlagworten versehen und nach Merkmalen kategorisieren. Auf Wunsch auch automatisch mit Hilfe von künstlicher Intelligenz. Workflows sorgen für die Verteilung der Dokumente an die gewünschten Personen und Services.

Dokumente schnell und einfach finden

Mit der intelligenten Suche ihrer Cloud finden Sie benötigte Dokumente in Sekundenschnelle anhand von Inhalt und Merkmalen.

Amazon S3

Dropbox

Google Drive

Fastbill

fileee

Azure Storage

OneDrive

CenterDevice

sevdesk

BuchhaltungsButler

04: Archivieren

Papierdokumente und Aktenordner sicher aufbewahren

Sichere Archivierung Ihrer Originale

Ihre physischen Dokumente und Aktenordner bewahren wir sicher in unserem Langzeitarchiv auf – Bis zu 30 Jahre lang.

Jederzeit auf Originale zugreifen

Noch nicht digitalisierte Dokumente oder Aktenordner können Sie jederzeit zum Scannen anfordern. Im Original benötigte Dokumente schicken wir Ihnen jederzeit zu. Weltweit und innerhalb von 24 Stunden.

Fristgerechte Vernichtung

Ihre Unterlagen werden niemals ohne Ihre explizite Einwilligung vernichtet. Mit individuellen Aufbewahrungsfristen steuern Sie die datenschutzkonforme Vernichtung Ihrer physischen Dokumente.

Überwachtes Langzeitarchiv

Physische Sicherheitsmaßnahmen und elektronische Kameraüberwachung schützen alle Archivräume in unserem Produktionszentrum rund um die Uhr.

05: Versenden

Jederzeit Originaldokumente zusenden lassen

Sofortiger & vollständige Rückversand

Sie benötigen Ihre Dokumente sofort nach dem Scannen zurück? Wir sortieren alles zurück und senden Ihnen die Unterlagen im Originalzustand zurück

Jederzeit einzelne Dokumente versenden

Einzelne Dokumente oder Aktenordner im Archiv die Sie im Orignal benötigen schicken wir Ihnen jederzeit auf Anforderung zu. Garantiert innerhalb von 24 Stunden.

Expressversand für dringende Dokumente

Erhalten Sie wichtige Originale per DHL in 24 Stunden oder per Express-Kurier bei besonderer Dringlichkeit.

Weltweiter Versand

Mit unseren Logistikpartner schicken wir Ihnen alle Dokumente an jede Adresse innerhalb von Deutschland und weltweit.

06: Vernichten

Unwichtigen Papierkram datenschutzkonform vernichten

Sichere Vernichtung nach dem Scannen

Nicht mehr benötigte Unterlagen können Sie direkt nach dem Scannen von uns datenschutzkonform und kostenlos vernichten lassen.

Zertifiziertes Shreddern

DSGVO-konform und ISO-zertifiziert für maximale Sicherheit.

Hohe Schutzklasse

Geeignet für besonders sensible Informationen (Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe P4).

Automatische Vernichtung

Optionaler Workflow zur datenschutzgerechten Vernichtung nach 45 Tagen.

Was unsere Kunden sagen:

„Unsere Briefpost und unseren Papierkram lassen wir scannen, nicht nur weil es einfach super praktisch ist. Dropscan unterstützt damit auch unseren minimalistischen Lebensstil, weil es den Kopf freimacht wenn man nicht zuviel Besitz hat.“

Feli Hargarten & Marcus Meurer
Founder

Kunden-Story lesen

Egal ob Papier oder digital: Ihre Dokumente sind bei uns sicher. Garantiert und zertifiziert.

In unserem Berliner Produktionszentrum gewährleistet ein automatisierter und softwaregestützter Prozess die sichere Verarbeitung Ihrer Briefpost und Papierdokumente.

Mehr über Sicherheit & Datenschutz