Cloud

Die erste Cloud, die sich um Ihren Papierkram kümmert

Physische und digitale Dokumente einfach ablegen, finden und verteilen. Mit Workflows auch vollständig automatisiert. Nur bei Dropscan und kostenlos inklusive.

01: Speichern

Briefe und Papierdokumente
digital ablegen

Nicht nur Scans, sondern digitale Informationen

Intelligente Texterkennung (OCR) macht aus gescannten Bilddaten durchsuchbare PDF-Dateien. Damit steht der gesamte Inhalt jedes Dokumentes im Volltext zur Verfügung.

Komprimierung für minimale Dateigröße

Verlustfreie Bild-Kompression sorgt für minimale Dateigrößen der gescannten Dokumente.

Revisionssichere PDF/A-Dokumente mit GOBD-Konformität

Für die revisionssichere Langzeitarchivierung konvertiert die Cloud alle gescannten Dokumente in das Dateiformat PDF/A-2u. Damit sorgt sie für eine 100% GOBD-konforme Ablage Ihrer Dokumente.

Illustration: Briefumschlag mit eigener Postadresse

02: Organisieren

Automatisch digital
Ordnung schaffen

Digitales Abbild ihrer physischen Ordnung

Alle Briefe und Papierdokumente werden originalgetreu in der Cloud abgebildet. Damit bleibt die Ordnungsstruktur der physischen Originale erhalten und geht nicht in einer Flut von Dateien verloren.

Historie bei jeder Sendung

Die Cloud führt ein digitales Posteingangsbuch. Jedes Dokument wird anhand seiner Historie (Eingang, Scannen, Versand, Vernichten) lückenlos dokumentiert und organisiert.

Organisieren Schlagworten und Metadaten

Dateinamen und -ordner waren gestern, in der Cloud organisieren Sie Ihre Dokumente mit Hilfe von Schlagworten und Metadaten (z.B. Art, Absender, Datum, etc.), die Sie individuell je Dokument festlegen können.

03: Finden

Statt langer Suche einfach
digital finden

Mit Volltextsuche und Filtern gezielt Informationen finden

Durch OCR sind alle Inhalte Ihrer Dokumente für die Volltextsuche verfügbar und lassen sich mit Filtern eingrenzen. So finden Sie schnell genau die relevanten Dokumente.

Physischen Papierkram digital finden

Die Suche in der Cloud findet nicht nur digitale Dokumente, sondern auch die zugehörige Briefe und Papierunterlagen. So wissen Sie sofort, wo sich die Originale befinden, und können sie sich bei Bedarf zuschicken lassen.

In Kürze verfügbar:

Automatische Suche mit intelligenten Sammlungen

Suchanfragen und Filter lassen sich als intelligente Sammlungen speichern und mit einem Klick abrufen. Neue relevante Dokumente werden automatisch in der passenden Sammlung abgelegt.

04: Zusammenarbeiten

Die digitale Poststelle für
Ihr Unternehmen

Team-Mitglieder einrichten und Zugriffsrechte festlegen

Geben Sie beliebig vielen Personen Zugang zu Ihrer Cloud. Detaillierte Benutzerrechte legen fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.

Briefe und Papierdokumente digital verteilen

Die Cloud sorgt zuverlässig dafür, dass Sendungen automatisch beim richtigen Empfänger landen. Die enthaltenen Dokumente können Sie mit beliebigen Personen teilen (z.B. via E-Mail). In Ihrem Unternehmen und auch außerhalb.

Mit direkter Anbindung an Ihre Systeme und Prozesse

Unsere Integrationen verbinden die Cloud mit ihrem eigenen Cloud-Speicher, DMS, ERP oder CRM. Damit landen die Dokumente gleich dort wo sie für Ihre Prozesse benötigt werden.

Amazon S3

Dropbox

Google Drive

Fastbill

fileee

Azure Storage

OneDrive

CenterDevice

sevdesk

BuchhaltungsButler

05: Automatisieren

Mit digitalen Workflows
100% automatisch

Briefe und Papierdokumente automatisch digitalisieren

Mit Workflows steuern Sie die Verarbeitung von Briefen und Papierdokumenten: Sie entscheiden, ob sie automatisch archiviert, regelmäßig versendet oder datenschutzkonform vernichtet werden.

Digitale Dokumente automatisch am richtigen Ort

Automatisieren Sie die Verteilung der digitalen Dokumente an Personen oder Systeme mit Hilfe von einfachen Regeln.

In Kürze verfügbar:

Erweiterte Datenextraktion mit AI

Nutzen Sie Künstliche Intelligenz um gezielt auf Informationen in Ihren Dokumenten zuzugreifen. Per Chat in Ihrem LLM oder via MCP-Server.

Automatisierte Steuerung aller Prozesse via Schnittstelle (API)

Mit unserer API integrieren Sie die Cloud in Ihre eigene Software und steuern Sie alle Prozesse via Code.

Jetzt die Dropscan-Cloud kostenlos
und unverbindlich testen.

Nutzen Sie alle Funktionen wie Dokumentenversand, Workflows
und vieles mehr. Komplett kostenlos und unverbindlich.

Kostenlos testen

Über 30.000 zufriedene Kunden

4,9

Was unsere Kunden sagen:

„Wir docken alle unsere Prozesse an der digitalen Lösung von Dropscan an. Diese ist am Markt einmalig, es gab keinen anderen Anbieter der uns so flexibel bei der Digitalisierung unterstützen konnte.“

Rob Bors
Senior Product Manager

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Egal ob Papier oder digital: Ihre Dokumente sind bei uns sicher. Garantiert und zertifiziert.

In unserem Berliner Produktionszentrum gewährleistet ein automatisierter und softwaregestützter Prozess die sichere Verarbeitung Ihrer Briefpost und Papierdokumente.

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