Sicherheit & Datenschutz

Sicherheit und Datenschutz haben für uns höchste Priorität. Wir sorgen dafür, dass Ihre physischen Sendungen und elektronischen Daten stets geschützt bleiben. Dafür haben wir ein umfassendes Maßnahmenpaket in drei zentralen Bereichen entwickelt:

1. Physische Sicherheit

Mit diesen Maßnahmen gewährleisten wir, dass die physischen Sendungen unserer Kunden ausschließlich vom tatsächlichen Empfänger gelesen werden können, sodass das Briefgeheimnis jederzeit gewahrt bleibt:

  • Zutritt zum Produktionszentrum nur für autorisierte Personen mit elektronischer Zutrittskontrolle und Kameraüberwachung.
  • Softwaregestützter Produktionsprozess mit lückenloser Nachverfolgung einzelner Sendungen.
  • Identifikation jeder Sendung durch individuelle Barcodes.
  • Automatisierte Verarbeitung der Scanvorlagen, die keine manuelle Auswahl oder Klassifizierung durch Mitarbeiter ermöglicht.
  • Datenschutzgeschultes Personal.
  • Sichere Aufbewahrung von Sendungen in einem verschlossenen Archiv.
  • Versand von Sendungen per Post als versichertes Paket mit Sendungsverfolgung in gesicherten Kartonagen.
  • Absicherung des Scanzentrums außerhalb der Betriebszeiten durch eine externe Sicherheitsfirma.
  • An- und Ablieferung von Sendungen ausschließlich über einen gesicherten Zugang.
  • Vernichtung von Sendungen in Sicherheitsbehältern der Stufe 3 durch einen zertifizierten Dienstleister.

2. Elektronische Sicherheit

Die folgenden Maßnahmen gewährleisten die Sicherheit Ihrer digitalen Dokumente (Scans) und aller weiteren kundenbezogenen Daten:

  • Hosting der Server in einem der modernsten und sichersten Rechenzentren Europas, im Frankfurter Bankenumfeld.
  • Kundenrelevante Daten verbleiben stets in Deutschland – keine Speicherung außerhalb des Landes.
  • Vollredundante, hochskalierbare Serverinfrastruktur mit höchsten Sicherheits- und Leistungsstandards.
  • Datentransfer mit modernster Verschlüsselungstechnologie (256-Bit-AES, vergleichbar mit Bankensicherheitsstandards).
  • Zugriff auf Daten ausschließlich durch ausgewählte und berechtigte Stellen.
  • Schutz vor unautorisierten Eingriffen und externen Zugriffen auf sensible Daten.
  • Sicherung gegen logische und physische Fehler sowie gegen Datenverlust oder unbefugten Zugriff.
  • Kontinuierliche Backups aller kundenrelevanten Daten.

3. Rechtliche Sicherheit

Mit diesen Maßnahmen stellen wir sicher, dass unsere Kunden juristisch zu jeder Zeit alleinige Eigentümer ihrer Daten bleiben:

  • Servicebasiertes Geschäftsmodell ohne Einnahmen durch den Verkauf von Daten.
  • Detaillierte AGB und Datenschutzbestimmungen verhindern die Weitergabe kundenbezogener Daten an Dritte.
  • Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für Unternehmen, die personenbezogene Daten Dritter verarbeiten lassen.
  • TÜV-zertifizierter Datenschutzanwalt als Datenschutzbeauftragter des Unternehmens.
  • Keine Weiterleitung von Daten in Staaten außerhalb der strengen deutschen Datenschutzbestimmungen (BDSG).
  • Kontinuierliche Überprüfung aller Serviceprozesse auf Einhaltung der deutschen Datenschutzvorgaben.
  • Alle Mitarbeiter sind gemäß §5 BDSG (Datengeheimnis) verpflichtet und in den Datenschutzbestimmungen geschult. Das Datengeheimnis bleibt auch nach Beendigung der Tätigkeit bestehen.

Haben Sie Fragen zu Sicherheit und Datenschutz bei Dropscan? Kontaktieren Sie uns gern.