Die Straßen in Berlin sind leer, das öffentliche Leben macht Pause. Die meisten Menschen halten sich glücklicherweise an die Vorgaben und arbeiten in der aktuellen Situation von Zuhause aus. Die letzten Tage haben wir dazu genutzt, um ein paar Funktionen fertigzustellen, die unseren Kunden die Arbeit im Homeoffice deutlich vereinfachen.
Dafür haben wir im Hintergrund vieles verbessert, neue Funktionen hinzugefügt und besonders die Einrichtung von Integrationen und Workflows vereinfacht. Alle Neuigkeiten finden Sie im folgenden Überblick.
Digitale Dokumente einfacher per E-Mail teilen
E-Mail ist immer noch der beliebteste Weg, um digitale Dokumente nach dem Scannen zu teilen. 80 Prozent unserer Kunden nutzen diese Funktion regelmäßig, um sich selbst oder anderen Personen Dokumente zu schicken. Gerade bei der Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten können so alle Beteiligten einfach und schnell mit den benötigten Dokumenten versorgt werden.
Wir haben diese Möglichkeit jetzt deutlich komfortabler gestaltet. Sowohl in der Übersicht als auch in der Detailansicht finden Sie nun bei allen Sendungen die Funktion 'Teilen'. Dort können Sie ohne Umwege eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben, an die die Dokumente der jeweiligen Sendung verschickt werden. Die verwendeten E-Mail-Adressen können dann beim nächsten Teilen auch direkt aus einer Liste ausgewählt werden.
Integrationen schneller einrichten
Neben dem Versand per E-Mail haben auch unsere Integrationen ein vollständiges Update erhalten. Die Anbindungen an eine Vielzahl von externen Services und Systemen sind dadurch noch stabiler und gleichzeitig einfacher einzurichten.
Dabei haben wir eine grundsätzliche Änderung vorgenommen: Bisher musste man sich bei einer Integration zwischen einer manuellen oder automatischen Übertragung der Dokumente entscheiden. Das ist jetzt deutlich flexibler: Jede Integration ist sofort nach der Einrichtung als Aktion 'Teilen' sowohl in der Übersicht als auch in der Detailansicht von Sendungen verfügbar.
Die automatische Übertragung an einen externen Service wie beispielsweise OneDrive, Google Drive oder Dropbox ist natürlich weiterhin mithilfe von Workflows möglich - dazu weiter unten mehr.
Den Menüpunkt 'Integrationen' haben wir in den Einstellungen des Dropscan-Kontos auch noch aufgeräumt, sodass die Darstellung der zahlreichen Integrationen nun deutlich übersichtlicher ist.
Mit Workflows alle Prozesse automatisieren
Das Teilen von Dokumenten per E-Mail und/oder einer Integration lässt sich komplett automatisieren. Dafür gibt es einen neuen Workflow 'Dokumente teilen'. Er nimmt Ihnen die Arbeit ab, bei jeder Sendung einzeln zu entscheiden, ob die Dokumente übertragen werden sollen.
Nach Einrichtung des Workflows werden alle gescannten Dokumente automatisch an die jeweilige Integration geschickt und Sie können direkt dort mit diesen weiterarbeiten, wo Sie sie tatsächlich benötigen. Gerade wenn mehre Personen von unterschiedlichen Standorten auf die gescannten Dokument zugreifen sollen, ist dies eine effektive Lösung.
Auch die Workflows finden Sie weiterhin in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos. Hier haben wir ebenfalls einige Verbesserungen in der Anzeige vorgenommen. Dadurch wird die Einrichtung leichter und Sie haben den Überblick, welche Workflows aktuell aktiv sind.
Eine kleine Änderung gibt es noch: Benachrichtigungen, bisher ein eigenständiger Menüpunkt, sind jetzt ebenfalls ein Workflow. Mit 'Benachrichtigung senden' können Sie wie bisher festlegen, bei welchen Aktionen (Eingang, Scannen, Weiterleiten von Sendungen) Sie eine Benachrichtigung erhalten.
Ausführliche Information in unserem Hilfebereich
Unser Hilfebereich ist natürlich auf dem neuesten Stand und hält jetzt auch detaillierte Informationen rund um die neuen Integrationen und Workflows für Sie bereit.
Probieren Sie die neuen Funktionen einfach aus. Und falls Sie Fragen haben, dann helfen wir Ihnen sehr gerne weiter. Einfach eine E-Mail an: service@dropscan.de