Mit CenterDevice Scans & Dokumente sicher in der deutschen Cloud verwalten

Seit einigen Monaten können Sie Ihre Scans automatisch von uns in verschiedenen Cloud-Storage Services wie Dropbox, Google Drive oder Evernote speichern lassen. Diese Integrationen sind sehr beliebt, mehr als die Hälfte unserer Kunden nutzt mittlerweile mindestens eine der Integrationen, um Scans auf diesem Weg zu erhalten und weiterzuverarbeiten.

Nach der Einführung der Integrationen haben wir viele Anfragen zur Anbindung weiterer Services erhalten. Oft wurden wir gefragt, ob wir nicht einen deutschen Cloud-Storage Anbieter empfehlen und an Dropscan anbinden können.

Wir haben uns für Sie auf die Suche gemacht und sind nach intensiver Recherche fündig geworden. Wichtig war uns, einen Service zu finden, der sowohl über alle notwendigen Funktionen eines Cloud-Storage als auch über eine einfache Benutzeroberfläche verfügt und der sich via API direkt mit unserem Service verbinden lässt.

CenterDevice

CenterDevice, das moderne Cloud-DMS

Letztendlich sind wir auf CenterDevice gestoßen, ein Service der gleichnamigen Firma CenterDevice GmbH, die im Mai 2011 als Joint Venture der codecentric AG (Solingen) und der HW Partners AG (Bonn) gegründet wurde. Überzeugt hat uns der ausgewogene Funktionsumfang, der neben dem Speichern von Dateien einige spannende Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten und zur Zusammenarbeit mit Dokumenten bietet.

Vor allem hat uns begeistert, dass CenterDevice komplett ohne die traditionellen Ordnerstrukturen auskommt und stattdessen auf zwei andere Prinzipien setzt:

Zum einen verfügt der Service über eine hervorragende Suchfunktion, die darauf basiert, dass¬ alle Dokumente beim Upload einen OCR-Prozess durchlaufen. Der gesamte Inhalt aller Dokumente steht somit im Volltext zur Suche zur Verfügung. Zum anderen setzt CenterDevice konsequent auf das sog. Tagging, bei dem alle Dokumente mit Schlagworten versehen werden können. Dadurch lassen sich dann intelligente Sammlungen erstellen, die Dokumente die mit bestimmten Schlagworten versehen sind, automatisch zusammenführen.

Darüber hinaus bietet CenterDevice viele Möglichkeiten, um gezielt mit anderen Personen an Dokumenten zu arbeiten: So können Sie Dokumente im Team mit Kommentaren versehen und über entsprechende Links gezielt mit anderen teilen. Sogar eine Versionsverwaltung ist integriert mit deren Hilfe sich jederzeit nachvollziehen lässt, welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen wurden.

Neben einer sehr aufgeräumten und optisch ansprechenden Webapplikation bietet CenterDevice eine Vielzahl an Applikationen für den Zugriff auf Ihre Dokumente: So gibt es mobile Apps für iOS und Android und auch Desktop-Clients für Windows, Mac und sogar Linux, die es ermöglichen, lokale Dateien mit dem eigenen CenterDevice Konto zu verbinden. Durch die Synchronisation der Dateien haben Sie immer automatisch alle Dateien in Ihrem CenterDevice-Konto auch lokal und offline ohne Internetverbindung zur Verfügung.

Alle Daten werden bei CenterDevice sicher verschlüsselt und ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (ISO 27001) gespeichert. Zahlreiche und namhafte öffentliche Institutionen vertrauen CenterDevice als Partner im B2B-Bereich. So nutzt z.B. das Land Baden-Württemberg CenterDevice in Form von izmyshare als sichere Plattform für den schnellen Datenaustausch zwischen Abteilungen und Kommunen.

Die Integration mit CenterDevice einfach einrichten

CenterDevice lässt sich für 30 Tage kostenlos nutzendanach greift ein gestaffeltes Preismodell (Komponenten: Collaboration/Nutzer, Speichervolumen, Transfervolumen). CenterDevice stellt dabei eine Fülle an Funktionalität (Workflows, Upload-Links, Sync-Clients etc) für alle Arten von Dokumenten und Dateien zur Verfügung. Detaillierte Informationen zum Preismodell von CenterDevice finden Sie hier.

Alle Dropscan-Kunden können sich ab sofort über die Einstellungen ihres Kontos mit CenterDevice verbinden. Im Bereich „Integrationen“ können Sie die Anbindung an Ihr CenterDevice-Konto einfach durch Eingabe Ihrer Zugangsdaten einrichten. Alle übertragenen Scans werden von uns auch mit entsprechenden Tags versehen, so dass Sie die Möglichkeiten von CenterDevice auch nutzen können.

Sehr empfehlenswert finden wir übrigens auch das Blog von CenterDevice, in dem man nicht nur aktuelle Informationen rund um den Service findet, sondern auch eine Vielzahl an Tipps & Tricks zur Arbeit mit digitalen Dokumenten.

Wir hoffen, dass auch diese Integration von Ihnen intensiv genutzt wird und Ihnen das Arbeiten mit digitalen Dokumenten wieder ein wenig einfacher macht. Für Feedback und Ideen stehen wir Ihnen wie immer jederzeit gerne zur Verfügung.