Mit manuellen Integrationen die Scans einzelner Sendungen gezielt übertragen

Eine der am häufigsten genutzten Funktionen von Dropscan ist die automatische Übertragung der Scans Ihrer Sendungen an externe Cloud-Systeme wie Dropbox, Google Drive, Evernote oder CenterDevice. Bisher konnten mit unseren Integrationen allerdings nur die Scans aller Sendungen hochgeladen werden. Um auch eine gezielte Übertragung einzelner Scans zu ermöglichen, haben wir in den letzten Wochen eine neue Funktion entwickelt, mit der sich alle Integrationen auch manuell auf Knofdruck anstossen lassen.

Mit dieser Funktion können Sie sich ab sofort bei der Einrichtung einer Integration in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos zwischen zwei Optionen entscheiden: Automatisches Hochladen der Scans aller Sendungen oder nur auf manuelle Anforderung per Mausklick bei der gewünschten Sendung.

Manuelle Integration Einrichten

Wichtig war uns bei der Implementierung dieser Funktion eine hohes Maß an Flexibilität: So können Sie eine beliebige Anzahl und Kombination von (automatischen und manuellen) Integrationen einrichten und damit je nach Anwendungsfall ganz gezielt Speicherorte in der Cloud für Ihre Scans festlegen. So ist es z.B. möglich mehrere manuelle E-Mail-Integrationen einzurichten, um damit einzelne Scans an bestimmte Personen zu schicken. Gleichzeit kann im Hintergrund eine automatische Integration mit Ihrem SFTP-Server laufen, um dort alle Scans für Archivierungszwecke abzulegen.

Wenn Sie eine Integration über die Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos auf manuelles Hochladen eingestellt haben, erscheint bei allen Sendungen sowohl in der Übersicht als auch in der Detailansicht jeweils ein Button zum Hochladen der Scans die zu der angezeigten Sendung gehören.

Manuelle Integration Anzeige Button

Sobald Sie den Upload per Mausklick angefordert haben, wird der Scan der jeweiligen Sendung über die jeweilige Integration innerhalb von Sekunden bereit gestellt.

Manuelle Integration Scans übertragen

Und damit Sie jederzeit den Überblick behalten, welche Scans Sie bereits an welche Integration übertragen haben, wird dies ggfs. mit einer kurzen Notiz angezeigt.

Manuelle Integration Anzeige Notiz

Die Möglichkeit Integrationen auch manuell anzustoßen ist für uns die Grundlage, um weitere interessante Anbindungen an Dropscan für unsere Kunden zu realisieren. So wird unser Service z.B. von vielen Kunden genutzt, um Rechnungen und Belege für die Buchhaltung zu digitalisieren. Bisher musste man diese Art von Dokumenten aus dem Strom der gesamten Briefpost “herausfischen” und außerhalb von Dropscan hochladen. Ab sofort ist es möglich dies sofort und direkt im Dropscan-Konto zu erledigen. Für uns ist dies ein Ansporn, in Kürze weitere Integrationen gerade im Bereich Finanz- und Rechnungswesen für Sie zu entwickeln.

Wir hoffen, dass auch diese neue Funktion ihre Produktivität mit Dropscan verbessert und Ihnen das Arbeiten mit digitalen Dokumenten wieder ein wenig einfacher macht. Für Feedback und Ideen stehen wir Ihnen wie immer jederzeit gerne unter service@dropscan.de zur Verfügung.