Ein Arbeitsplatz ganz ohne Aktenstapel und Papierchaos. Alle Dokumente sind digitalisiert und gleich so abgelegt, dass man Sie jederzeit schnell findet. Die tägliche Briefpost wird digital empfangen und automatisch sortiert. Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf alle wichtigen Informationen zugreifen, diese bearbeiten und sicher weiterleiten.
Sähe so auch Ihr ideales Büro aus, aber Sie benötigen Hilfe bei der Umsetzung? Dann haben wir gute Neuigkeiten für Sie: Dropscan verfügt nun über eine Integration mit d.velop documents, die alle Kunden ab sofort ohne Aufpreis nutzen können. Hier erfahren Sie, wie Sie die Verwaltung Ihrer Dokumente mit d.velop documents optimieren und vom Empfang bis zum Archiv ins digitale Zeitalter überführen.
Was ist d.velop documents?
Ob Lieferscheine, Rechnungen, Verträge oder E-Mails – d.velop documents räumt auf mit Datensilos und manueller Aktenablage. Mit dem komfortablen Dokumenten-Management-System (DMS) können Sie all Ihre Geschäftsunterlagen digital verwalten und jederzeit problemlos abrufen. So sorgen Sie für eine reibungslose Zusammenarbeit, egal ob Ihr Team gerade im Büro oder im Homeoffice arbeitet.
Welche Vorteile bietet d.velop documents?
Einfach digitalisieren und intelligent sortieren
Mit d.velop documents erstellen Sie mit Hilfe KI-basierter Ordnungsfunktionen und vordefinierter Templates eine übersichtliche Datenbank Ihrer Unterlagen. Um Ihre Papierdokumente zu digitalisieren, können Sie entweder eigene Scanner nutzen oder Briefpost und Aktenordner bequem von Dropscan scannen lassen. Bereits vorhandene Dateien erfassen Sie per manuellem Import, aus E-Mail-Eingangspostfächern und über Importschnittstellen (API).
Gesetzeskonform und sicher aufbewahren
d.velop documents bietet Ihnen alle Funktionen, um Ihre Dateien revisionssicher zu archivieren: Die Revisionssicherheit gemäß den Vorgaben der GoBD wurde mit einer Zertifizierung nach IDW PS 800 durch einen Wirtschaftsprüfer nachgewiesen. Nach den Prinzipien der Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit können Sie damit Ihre Dokumente sicher verwahren und trotzdem jederzeit darauf zugreifen. Berechtigte Nutzer können die gespeicherten Dateien problemlos finden, prüfen und verteilen.
Tipp: Bei Dropscan speichern wir Ihre gescannten Dokumente automatisch im PDF/A-Format. Dabei handelt es sich um ein ISO-zertifiziertes Format, das weltweit als Standard für die Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten verwendet wird. So stellen Sie sicher, dass Ihre Dateien dauerhaft unverändert bleiben und damit revisionssicher sind.
Digitale Prozesse optimieren
Lassen Sie Routineaufgaben von Ihrem DMS erledigen: D.velop documents automatisiert Ihre Arbeitsabläufe und vereinfacht so den Austausch von Informationen. Vorgefertigte Bedienelementen und Formulare helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben (z.B. Freigabeprozesse) individuell zu gestalten und automatisch auszuführen. Das reduziert Durchlaufzeiten und spart wertvolle Zeit.
Weniger suchen, besser kommunizieren
Neben der Zeitersparnis bei wiederkehrenden Aufgaben können Sie sich mit d.velop documents auch über eine verbesserte Kommunikation in Ihrem Team freuen. Mit einem DMS hat Ihr Unternehmen einen zentralen Anlaufpunkt und unterstützt den reibungslosen Austausch von Informationen. Alle wichtigen Unterlagen können so schnell gefunden, kommentiert, bearbeitet und sicher mit Kollegen und Externen geteilt werden.
Tipp: Beim Scannen mit Dropscan werden Ihre Unterlagen nicht nur als Bild, sondern als lesbarer Text mit dem OCR-Verfahren (Optical Character Recognition) erfasst. Das macht die PDF-Dateien durchsuchbar und Sie finden die gewünschten Informationen schnell und unkompliziert per Volltextsuche.
Je nach Bedarf erweitern
Sind Ihre Papierbelege erst einmal digitalisiert, sind der Verarbeitung mit d.velop documents keine Grenzen gesetzt. Neben der Integration mit Dropscan haben Sie die Möglichkeit, Ihr System mit vielfältigen anderen Lösungen zu erweitern. Ob Vertragsmanagement, Rechnungsverwaltung oder digitale Signatur, das DMS von d.velop lässt sich ganz auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden.
Welche Produktoptionen gibt es bei d.velop documents?
Bei d.velop documents können Sie zwischen drei Paketen auswählen:
d.velop documents – basic umfasst alle grundlegenden Funktionen für die Verwaltung Ihrer Dokumente, um Informationen dezentral verfügbar zu machen. Die ideale Lösung für Teams im Homeoffice, die einen schnellen Informationszugriff benötigen.
d.velop documents – business bietet alle Funktionen von basic und ermöglicht zusätzlich die Verwendung von Workflows. Ihre bestehenden Prozesse können Sie so in effiziente digitale Arbeitsabläufe verwandeln. Die business-Edition ermöglicht außerdem die nahtlose Integration anderer Systeme.
d.velop documents – ultimate schafft die Voraussetzung für noch umfassendere und individuellere digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen. Neben allen Funktionen von business erhalten Sie mit ultimate unter anderem noch mehr Cloud-Speicherplatz, um große Datenmengen zu verarbeiten. Zudem unterstützt es das Arbeiten auf Mobilgeräten.
Tipp: Informieren Sie sich im 30-minütigen Webinar von d.velop documents, wie sich das Programm in der Praxis anwenden lässt. Oder probieren Sie es direkt selbst aus: Hier geht es zur kostenlosen Testversion und Preisübersicht von d.velop documents.
Unsere neue Integration
Mit der Kombination von Dropscan und d.velop documents ist Ihr Unternehmen bestens auf die Anforderungen einer digitalen Arbeitswelt vorbereitet. Lassen Sie Ihre Dokumente und Briefe zuerst von uns scannen, um sie dann im DMS zentral zu verwalten. Nutzen Sie dabei die praktischen Workflows von Dropscan, um Ihre digitalen Dokumente automatisch in d.velop documents zu übertragen.
Dropscan mit d.velop documents verknüpfen
Um die Integration einzurichten, gehen Sie in Ihrem Dropscan-Konto auf Einstellungen. Öffnen Sie nun den Reiter Integrationen und klicken Sie rechts neben d.velop documents auf Einrichten. Wie die Verknüpfung im Detail funktioniert, erfahren Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Integration mit d.velop documents.
Digital und unbeschwert in die Zukunft
Unsere Mission bei Dropscan ist es, unseren Kunden den Papierkram abzunehmen und sie optimal bei der Umsetzung von digitalen Prozesse zu unterstützen. Deshalb freuen wir uns d.velop documents als zuverlässigen Partner mit an Bord zu haben. Vom Posteingang bis zur Archivierung können unsere Kunden ihre Unterlagen damit zeitgemäß und sicher verwalten und sich den wichtigeren Dingen des Geschäftslebens widmen.
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