Unserer Ansicht nach sollte die Digitalisierung und Bearbeitung von Briefpost so wenig Aufwand wie möglich verursachen. Seit dem Start unseres Services haben wir daher viele kleine und auch größere Verbesserungen im Ablauf unserer Webapplikation eingebaut, um diesem Anspruch gerecht zu werden. Jetzt sind wir noch einen Schritt weiter gegangen und haben die ultimative Vereinfachung für unsere Kunden gebaut: Mit Hilfe von Workflows lassen sich ab sofort alle Aktionen bei Ihren Sendungen vollständig automatisieren.
Bei Workflows handelt es sich um einfache Regeln, durch die Aktionen wie das Öffnen & Scannen, Weiterleiten und Vernichten von Sendungen automatisch von unserem System ausgeführt werden. Während Sie diese bisher manuell in Ihrem Dropscan-Konto anfordern mussten, müssen Sie sich nun im Idealfall gar nicht mehr bei Ihrem Dropscan-Konto anzumelden. Alle Aktionen rund um Ihre Sendungen laufen komplett automatisch zu bestimmten Zeitpunkten nach Ihren Vorgaben ab.
Alle Workflows lassen sich mit wenigen Mausklicks ganz einfach in den Einstellungen Ihres Kontos einrichten. Dort können Sie im neuen Bereich ‚Workflows‘ die folgenden Einstellungen vornehmen:
Sendungen automatisch öffnen & scannen
Viele unserer Kunden mit einem hohen Postvolumen möchten nicht bei jeder Sendung einzeln entscheiden, wie wir mit dieser verfahren sollen. Um diesen Schritt zu vereinfachen, gab es auch schon bisher die Möglichkeit, alle eingehenden Sendungen einer Scanbox automatisch öffnen & scannen zu lassen. Diese Option musste jedoch bei jeder Scanbox einzeln ausgewählt werden, was bei Kunden mit vielen Scanboxen leider sehr aufwändig war. Durch den neuen Workflow können nun alle Scanboxen, auf die er angewendet werden soll, an einem Ort mit Hilfe von Checkboxen ausgewählt werden. Gleichzeitig besteht dadurch auch die Möglichkeit, einzelne Scanboxen von der Anwendung des Workflows auszunehmen.
Sendungen automatisch weiterleiten
Ein völlig neuer Workflow ist die Möglichkeit, eingegangene Sendungen automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt an eine gewünschte Adresse weiterzuleiten. Bei der Umsetzung dieses Workflow waren Anregungen unserer Kunden sehr hilfreich, für die wir schon bisher immer monatlich oder quartalsweise alle vorliegenden Sendungen weitergeleitet haben. Genau diese Funktionalität lässt sich nun auch automatisieren. Dabei ist es egal, ob die Weiterleitung nur einmalig zu einem bestimmten Termin erfolgen soll (z.B. nach Rückkehr von Ihrer Weltreise), oder wiederkehrend an bestimmten Tagen oder Datumszeitpunkten (z.B. Jeden Freitag oder immer am 5. eines Monats).
Auch bei diesem Workflow können Sie festlegen, auf welche Scanboxen er angewendet werden soll (oder auch nicht). Unser System fasst zum angegebenen Datum automatisch alle noch physisch (Kategorien ‚Eingegangen‘ und ‚Geöffnet & gescannt‘) bei uns vorliegenden Sendungen zu einer Sammelsendung zusammen, welche wir dann wie von Ihnen gewünscht als DHL-Paket verschicken.
Sendungen automatisch vernichten
Mit diesem Workflow können Sie Ihre Sendungen automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Sendungseingang vernichten lassen. Sinnvoll ist dies z.B., wenn Sie Archivierungsgebühren vermeiden, oder alle nicht weitergeleiteten Sendungen automatisch vernichten lassen möchten. Um diesen Workflow möglichst flexibel zu gestalten, haben Sie die Auswahl zwischen verschiedenen Zeiträumen: Von 14 Tagen bis zu einem Jahr sind als Zeitspanne zwischen Eingang und Vernichtung von Sendungen möglich. Bitte bedenken Sie beim Einsatz dieses Workflows aber immer, dass Sendungen die automatisch datenschutzgerecht vernichtet wurden, von uns nicht mehr wiederhergestellt werden können.
Wie immer bei neuen Funktionen sind wir gespannt, wie diese von Ihnen angenommen und im Alltag eingesetzt werden. Bei Fragen zu den Workflows oder Anregungen, wie wir diese noch weiter verbessern können, sind wir unter service@dropscan.de jederzeit für Sie da.