Unsere intelligente Dokumentenerkennung

Wenn Sie sich für unseren Online-Scanservice zum Empfang und zur Digitalisierung Ihrer täglichen Briefpost oder für Ihre Dokumente entscheiden, scannen wir für Sie Dokumente unterschiedlichster Art und Größe: einzeln oder mehrseitig, zusammengetackert, abgeheftetet in Schnellheftern, Aktendullis oder Aktenordnern, als Magazin, Broschüre, alles in Kombination oder völlig anders.

Mit unserer neu entwickelten intelligenten Dokumentenerkennung sind wir in der Lage, nahezu alle Varianten von Papierdokumenten automatisch zu erkennen und für Sie immer bestmöglich zu scannen.

1. Automatisches Löschen von Leerseiten

Leerseiten im Scanprozess zu erkennen ist eines der Features, die wir am Häufigsten beim Scannen einsetzen. Nahezu die Hälfte aller zu verarbeitenden Dokumente bestehen aus einer einzigen bedruckten Seite; wozu leere Seite scannen und Ihnen in Rechnung stellen?

Liegt eine unbedruckte Seite vor, wird diese in unserem Scanprozess automatisch erkannt, nicht gescannt und Ihnen natürlich auch nicht weiterberechnet. Sie profitieren von digitalen Dokumenten, die nur die wesentlichen Informationen beinhalten bei gleichzeitig kleinstmöglicher Dateigröße.

2. Intelligente Trennung von Dokumenten

Wir sind erst zufrieden, wenn die digitale Kopie eines Dokuments dem physischen Original gleicht. Dazu gehört auch die logische Trennung mehrseitiger Dokumente, die für Sie garantieren soll, dass inhaltlich zusammengehörige Blätter, zusammen in ein digitales Dokument gescannt werden.

Wir erkennen Zusammenhänge immer auf Grundlage physischer Gegebenheiten und lesen niemals die Inhalte Ihrer vertraulichen Unterlagen. Wenn Dokumente beispielsweise durch eine Büroklammer, Heftklammer bzw. Tackernadel zusammengehalten werden, entfernen wir vor dem Scannen die Klammer und scannen den Papierstapel in ein digitales Dokument.

Beispiel: Vertragsdokument

  • Angenommen in Ihrer Sendung befindet sich ein Vertragsdokument mit 20 Seiten, bei dem alle Seiten durch eine Tackernadel zusammengehalten werden. 
  • Wenn Sie dieses Dokument zum Scannen anfordern, entfernen wir die Tackernadel und scannen das gesamte Vertragsdokument in ein digitales Dokument.

3. Scannen von Magazinen, Katalogen oder Broschüren

Alle Arten von gebundenen Dokumenten, wie Magazine, Kataloge oder Broschüren, werden bei uns im Scanprozess erkannt. Diese umfangreichen Unterlagen werden von uns nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch gescannt, damit Ihnen nicht unnötige Kosten entstehen. Sollten wir ein gebundenes Dokument beim Scannen erkennen, scannen wir zunächst nur die Vorderseite und informieren Sie darüber per E-Mail. Sie können uns dann in Ihrem Dropscan-Konto den Auftrag erteilen, die Bindung abzuschneiden. Erst dann scannen wir das gebundene Dokument vollständig.

Da bei einer Bindung wieder ein inhaltlicher Zusammenhang der einzelnen Seiten vorliegt, scannen wir alle Seiten immer in ein digitales Dokument. 

Beispiel: Werbebroschüre

  • Angenommen in einer Sendung befindet sich neben einem Anschreiben eine mehrseitige Werbebroschüre. 
  • Sie erhalten von uns eine Benachrichtigung darüber, dass wir nur die Vorderseite der Broschüre gescannt haben, damit Ihnen hierfür keine unnötigen Kosten entstehen. 
  • Wenn Sie uns den Auftrag erteilen das Dokument zu scannen, schneiden wird die Bindung ab und scannen die gesamte Broschüre vollständig in ein digitales Dokument.

4. Scannen von notariellen Urkunden

Für uns gehört es zum Alltag für unsere Kunden beglaubigte Dokumente zu scannen, darunter fallen beispielsweise Verträge oder Urkunden mit einem amtlichen Siegel, das niemals gelöst werden darf. Hierbei Scannen wir zunächst nur eine Seite des Dokuments und informieren Sie über das Siegel per E-Mail. 

Erst wenn Sie das Dokument zum Scannen freigeben, wird jede einzelne Seite von uns gescannt. In diesem Fall können wir das Siegel nicht entfernen und scannen das Dokument manuell Seite für Seite auf unseren professionellen Flachbettscannern. Selbstverständlich wird auch hierbei wieder ein digitales Dokument erzeugt, welches alle Seiten umfasst.

Beispiel: Notariell beglaubigte Urkunde

  • Wenn sich innerhalb Ihrer Sendung eine notariell beglaubigte Urkunde befindet, wird diese von uns automatisch durch die eindeutigen physischen Merkmale erkannt.
  • Sie können dieses Dokument auf Ihren Wunsch hin zum vollständigen Scannen anfordern und erhalten dann ein einzelnes digitales Dokument von uns gescannt.

5. Scannen von Dokumenten in Behältern

Die intelligente Dokumentenerkennung hört bei einzelnen Dokumenten nicht auf. Darüberhinaus erkennen wir auch, wenn sich Dokumente in so genannten Behältern befinden. Hierbei werden Dokumente erkannt, die sich beispielsweise lose in einer Klarsichthülle oder Mappe befinden oder wenn Sie diese in einem Schnellhefter abgeheftet haben. Auch Aktenordner (Leitz Ordner) werden zuverlässig erkannt.

Jedesmal, wenn wir einen Behälter mit weiteren Dokumenten erkennen, zeigen wir Ihnen diese Information innerhalb Ihrer Sendung an. Sie können dann selbst entscheiden, ob wir den Inhalt scannen sollen und wie wir die Dokumente dabei trennen sollen.

Vollständiges Scannen eines Aktenordners im Dropscan-Konto
Vollständiges Scannen eines Aktenordners im Dropscan-Konto

Beispiel: Aktenordner

  • Wenn sich innerhalb Ihrer Sendung ein Aktenordner befindet, scannen wir zunächst nur die Außenseite des Aktenordners und informieren Sie darüber.
  • Sie können den Aktenordner nun in Ihrem Dropscan-Konto zum vollständigen Scannen anfordern. Entweder scannen wir dann den Aktenordner für Sie in ein digitales Dokument oder erstellen auf Wunsch auch mehrere Dokumente.

Fordern Sie uns heraus!

Sie sehen, dass es mit unserer neuen intelligenten Dokumentenerkennung im Rahmen unseres professionellen Scanservices möglich ist, beste Scanergebnisse für Dokumente aus Ihrer täglichen Briefpost oder von selbst eingeschickten Dokumenten zu erzielen. Die hier vorgestellten Beispiele stellen natürlich nur einen geringen Teil dar, an möglichen Dokumenten, die wir in unseren Prozessen verarbeiten können. Probieren Sie gern unseren Service aus und fordern Sie uns mit Ihren ganz eigenen Dokumenten heraus.

Fordern Sie noch heute unsere intelligente Dokumentenerkennung mit Ihren Briefsendungen oder Dokumenten heraus!

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