Von Anfang an haben wir viel Wert auf eine intuitive Bedienbarkeit von Dropscan gelegt und dafür jede Menge Lob von unseren Kunden erhalten. Dies war Bestätigung und Ansporn für uns, die Benutzeroberfläche von Dropscan weiter zu verbessern. In den letzten Wochen haben wir uns daher intensiv mit dem Workflow im Dropscan-Konto beschäftigt, das Ergebnis steht ab heute allen Anwendern zur Verfügung.

Hier die Beschreibung der Änderungen im Detail:

Vereinfachter Workflow

Bisher wurden Sendungen im Dropscan-Konto je nach Status in fünf Kategorien angezeigt. Diese haben wir auf vier reduziert, die Kategorie 'Archiviert' entfällt.

Neue Sendungskategorien

Gleichzeitig hat sich auch die Funktion der Kategorien geändert: Sendungen werden jetzt von einer Kategorie zur nächsten verschoben, basierend auf der angeforderten Aktion. Konkret zeigen die Kategorien nun folgendes an:

  1. Eingegangen

    Sendungen die an der Scanbox-Adresse eingegangen sind, bei denen aber noch keine Aktion angefordert wurde.

  2. Geöffnet & gescannt

    Sendungen bei denen die Aktion Öffnen & Scannen angefordert wurde.

  3. Weitergeleitet

    Sendungen die zur Weiterleitung per Sammelsendung angefordert wurden.

  4. Vernichtet

    Sendungen bei denen die datenschutzgerechte Vernichtung angefordert wurde.

Dadurch ist wesentlich einfacher zu sehen welche Aktion bei den jeweiligen Sendungen angefordert wurde. Ein Klick auf eine Kategorie genügt und schon werden alle Sendungen mit dem jeweiligen Status angezeigt.

Als nächstes haben wir uns die Anzeige von Sendungen in den Kategorien vorgenommen, auch hier gibt es ab sofort einige neue Funktionen:

Anzeigeoptionen für Sendungen

Oben rechts, unterhalb des Buttons 'Alle Sendungen auswählen' findet sich nun das Menü 'Anzeigeoptionen'. Dort gibt es zwei Möglichkeiten die Anzeige von Sendungen in der aktuellen Kategorie anzupassen:

Neue Anzeigeoptionen für Sendungen

  1. Sendungen pro Seite

    Bisher wurden immer 20 Sendungen auf einer Seite angezeigt. Mit dieser Optionen kann man nun auch 50 oder sogar 100 Sendungen auf einer Seite anzeigen lassen. Dadurch ist es auch bei einer größeren Anzahl von Sendungen möglich, diese auf einer Seite zu betrachten.

  2. Sortieren nach Datum

    Mit dieser Option kann die Sortierung bzw. die Reihenfolge der Sendungsanzeige verändert werden. Zur Auswahl stehen je nach Kategorie das Eingangs-, Scan-, Archivierungs-, Weiterleitungs- oder Vernichtungsdatum einer Sendung. Die Anzeige erfolgt immernach Datum absteigend sortiert angezeigt, neueste zuerst, ältere weiter hinten. Zusätzlich wird das ausgewählte Sortierungsdatum auch unter dem Umschlag jeder Sendung angezeigt.

Diese Änderungen erleichtern es, die Übersicht über Sendungen, deren aktuellen Status sowie angeforderte bzw. durchgeführte Aktionen zu behalten. So lässt sich nun z.B. bei allen Sendungen auf einen Blick der Tag erkennen an dem diese eingegangen sind. Auch der Zeitpunkt an dem Sendungen zur Archivierung anstehen, lässt sich durch Auswahl der Sortierung 'Archivierungsdatum' leicht einsehen.

Noch eine nützliche Änderung im Detail: Bei jeder Sendung gibt es im Aktionsmenü nun eine Historie, in der die durchgeführten Aktionen jeweils mit Datum angezeigt werden.

Wir hoffen, daß diese Neuerungen Ihnen die Arbeit mit Dropscan deutlich erleichtern und freuen uns wie immer auf ihr Feedback.