Es hat etwas gedauert, aber nun ist sie da: Die Integration mit fileee!

Irgendwann haben wir einfach aufgeh├Ârt zu z├Ąhlen … die Zahl der Anfragen, die wir in den letzten Jahren zu einer Integration mit dem Cloud-Storage-Service fileee erhalten haben, liegt aber sicherlich im dreistelligen Bereich! Bisher war die Anbindung von fileee nur auf dem Umweg ├╝ber die E-Mail-Inbox (von fileee) bzw. E-Mail-Integration (von uns) m├Âglich, also nicht wirklich optimal.

Als wir dann vor einigen Wochen erfahren haben, dass fileee eine API-Schnittstelle zur direkten ├ťbertragung von Dokumenten entwickelt hat, haben wir uns nat├╝rlich sofort an die Arbeit gemacht. Das Ergebnis dieser Kooperation zwischen dem tollen Team von fileee und uns liegt jetzt vor: Ab sofort kann man auf die gewohnt einfache Art und Weise Scans von Dropscan direkt und v├Âllig automatisch zu fileee ├╝bertragen.

fileee

fileee, der Cloud-Storage mit hohem Datenschutz und umfangreichen Funktionen

Bereits seit 2010 bietet das Team von fileee (ja, schreibt man tats├Ąchlich mit drei ‘e’!) einen komfortablen und sehr benutzerfreundlichen Cloud-Storage-Service f├╝r digitale Dokumente an. Genau wie Dropscan richtet sich der Service an kleine und mittelst├Ąndische Unternehmen sowie an Privatpersonen, die ein papierloses, komplett digitales B├╝ro realisieren m├Âchten. Inzwischen nutzen ├╝ber 40.000 Unternehmen und Privatkunden den Service, damit ist es fileee gelungen auch den amerikanischen Platzhirschen wie Dropbox und Google Drive auf dem deutschen Markt ernsthaft Konkurrenz zu machen!

Das Wichtigste zuerst: Genau wie wir setzt fileee auf einen sehr hohen Datenschutzstandard. Eine 100%ige Umsetzung der DSGVO (inkl. dem obligatorischen AV-Vertrag) und ein Serverstandort mit deutschem Datenschutzrecht sind da erst der Anfang. Wirklich spannend finden wir, dass fileee zus├Ątzlich auf eine hybride Verschl├╝sselung der Dokumente setzt. Durch Verwendung einer Public-Private-Key Kombination haben in letzter Konsequenz nicht einmal mehr die Mitarbeiter von fileee selber Zugriff auf die Dokumente ihrer Kunden. Sicherer geht es eigentlich nicht!

Ansonsten begeistert fileee vor allem durch seinen sehr umfangreichen Funktionsumfang. Schon in der kostenlosen Variante ist es problemlos m├Âglich, sich ein voll funktionsf├Ąhiges papierloses B├╝ro einzurichten. F├╝r gr├Â├čere Mengen an Dokumenten gibt es dann ab EUR 3,99 im Monat die Tarife Premium und Professional. Hier nur einige der Features die wir spannend finden:

SCANNEN UND HOCHLADEN

Neben der Integration mit Dropscan lassen sich Papierdokumente auch mit der fileee App f├╝r iOS oder Android scannen und hochladen. Nat├╝rlich kann man auch mit einem handels├╝blichen Scanner arbeiten und die digitalen Dokumente per App oder in der Webapplikation hochladen.

WIEDERFINDEN

fileee verf├╝gt ├╝ber eine ausgefeilte Volltextsuche mit der man Dokumente anhand des gesamten Inhaltes in Sekunden wiederfindet.

TAGS

Mit Hilfe von Tags k├Ânnen Sie sich eine individuelle Organisationsstruktur f├╝r Ihre Dokumente erstellen. Sie k├Ânnen dabei beliebig viele Tags erstellen und verwenden, um Ihre Dokumente zu kategorisieren. Der gro├če Vorteil dabei: Im Gegensatz zur Ordnerstruktur kann ein Dokument mehrere Tags haben.

ERINNERUNGEN

Falls gew├╝nscht, kann fileee sogar an Termine im Zusammenhang mit wichtigen Dokumenten erinnern. Konkret k├Ânnen dies z.B. f├Ąllige Rechnungen, K├╝ndigungsfristen oder Reisetermine sein.

DOWNLOAD

Ganz wichtig: Alle Dokumente k├Ânnen nat├╝rlich auch jederzeit lokal auf einen Desktop-PC oder ein Mobilger├Ąt heruntergeladen werden. Im Premium-Tarif werden diese Dokumente sogar mit mit Texterkennung versehen und stehen damit auch lokal f├╝r eine Volltextsuche (z.B: Spotlight auf dem Mac) zur Verf├╝gung.

Im Premium- oder Preofessional-Tarif gibt es f├╝r die Anwender von fileee noch einige zus├Ątzliche Funktionen:

TABELLENEXPORT VON METADATEN

In fileee gespeicherte Metadaten Ihrer Dokumente (z.B. Absender, Rechnungsdatum, usw.) k├Ânnen Sie sich ├╝bersichtlich als Tabelle exportieren.

AUTOMATISCHES L├ľSCHDATUM

Sie legen einfach fest, wann bestimmte Dokumente nicht mehr ben├Âtigt und automatisch gel├Âscht werden k├Ânnen.

KALENDERINTEGRATION

Erinnerungen an bestimmte Dokumente lassen sich damit auch mit Ihrem pers├Ânlichen Kalender oder dem Ihres Unternehmens synchronisieren.

Vor allem beim Einsatz im Unternehmen, wenn also mehrere Personen auf Dokumente zugreifen und damit arbeiten sollen, ist fileee Spaces ideal. Es bietet folgende Funktionen:

RECHTEVERGABE

Sie k├Ânnen individuell entscheiden, ob Teilnehmer Dokumente bearbeiten d├╝rfen oder nur einen Lesezugriff erhalten.

TEILEN

Sie k├Ânnen Familie, Freunde, Kollegen oder Ihren Steuerberater zu einem gemeinsamen Space ein und Dokumente f├╝r Andere freigeben. Die Freigabe kann nat├╝rlich jederzeit auch wieder aufgehoben werden.

GEMEINSAM BEARBEITEN

Wenn Sie den Titel eines Dokumentes korrigieren, wird dies auch f├╝r die Space Teilnehmer sichtbar. Und wenn einer die Buchhaltung die Rechnung als bezahlt markiert, erscheint dies auch direkt in Ihrem Archiv.

CHATTEN

Dokumentenverwaltung ist Teamwork. ├ťber die Chat-Funktion kann man sich mit den Teilnehmern eines Spaces unterhalten, Aufgaben verteilen, Nachfragen stellen.

BENACHRICHTIGUNGEN

Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn jemand ein neues Dokument in einen gemeinsamen Space hochgeladen hat oder es eine neue Nachricht gibt.

Damit ist die Aufz├Ąhlung der Funktionen von fileee noch lange nicht abgeschlossen. ├ťber weitere spannende Dinge wie z.B. die wirklich innovative fileeeBox oder das C2B-Portal f├╝r den Empfang von Dokumenten Ihrer Versicherung oder Bank informieren Sie sich am besten einmal direkt auf der Webseite von fileee

Die Integration mit Ihrem fileee-Konto einfach einrichten

Alle Dropscan-Kunden k├Ânnen sich ab sofort ├╝ber die Einstellungen ihres Kontos mit fileee verbinden. Im Bereich ÔÇ×IntegrationenÔÇť k├Ânnen Sie die Anbindung an Ihr fileee-Konto einfach durch Eingabe Ihrer Zugangsdaten einrichten. Dort haben Sie auch die Wahl, ob wir den Inhalt einer Sendung als eine PDF-Datei oder jedes Dokument als einzelne PDF-Datei ├╝bertragen sollen. Und nat├╝rlich steht die Anbindung an fileee als manuelle oder als vollautomatische Integration zur Verf├╝gung.

Zum Schluss noch ein Tip: Genau wie bei CenterDevice, unserer anderen deutschen Cloud-Storage-Integration, gibt es auf der Webseite von fileee ein sehr lesenswertes Blog mit vielen interessanten Artikeln rund um das Thema papierloses leben und arbeiten.

Wir hoffen, dass alle Kunden die fileee bereits nutzen und die uns ├╝ber die Jahre viele E-Mails geschickt haben, die Integration nun ausgiebig nutzen und fileee dar├╝ber hinaus noch viele neue Freunde findet. F├╝r Feedback und Ideen stehen wir Ihnen wie immer jederzeit gerne zur Verf├╝gung.