Bei der Umsetzung des papierlosen Büros bekommen wir oft die Frage gestellt, mit welchen produktiven Workflows das papierlose Arbeiten im privaten oder geschäftlichen Umfeld erfolgreich umgesetzt werden kann.

Die Antwort auf diese Frage ist aus unserer Sicht sehr simpel: der erste Schritt ist es, Ihren Papierkram loszuwerden – und zwar konsequent und dauerhaft.

Die Arbeit mit digitalen Dokumenten bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte in der Optimierung der papierlosen Arbeit. Digitale Dokumente nehmen keinen Platz ein, können in Sekundenbruchteilen mit einer intelligenten Suche schnell wiedergefunden werden und ermöglichen Ihnen die gemeinsame Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und Geschäftspartnern.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen unseren Scanservice für Dokumente vorstellen, mit dem der erste Schritt für das papierlose Arbeiten garantiert gelingt.

Warum den Papierkram nicht selbst einscannen?

Warum sollten Sie einen Scanservice beauftragen, um Dokumente zu scannen? Wir haben die Erfahrung gemacht, dass bei der Digitalisierung von Papierkram viele Anwender als Erstes in einen Einzugsscanner investieren oder sich eine Scanner App auf das Smartphone herunterladen. Das macht beim Scannen weniger Dokumente sicher Spaß, erspart Ihnen aus unserer Sicht allerdings nicht dauerhaft die unattraktive Arbeit mit Papierdokumenten.

Grundsätzlich spricht nichts dagegen, Ihre Dokumente selbst zu scannen oder abzufotografieren. Wenn Sie allerdings sehr viele Dokumente auf einmal scannen müssen oder der Zeitfaktor zum Scannen wichtiger Unterlagen eine Rolle spielt, ist der Aufwand beim Selberscannen nicht wirtschaftlich.

Deshalb ist selbst scannen oft nicht optimal:

  • Das Scannen einzelner Seiten aus Ihren Aktenordnern kostet wertvolle Zeit und personelle Ressourcen in Ihrem Unternehmen.
  • Eine gleichbleibende Scanqualität und eine professionelle Texterkennung / OCR kann nicht immer sichergestellt werden.
  • Nach dem Scannen ist die Etablierung eines Workflows für die digitale Dokumentenablage erforderlich.
  • Die Einlagerung von gescannten Dokumenten erfordert Platz in den eigenen Dokumentenarchiven.

Die Alternative zum Selberscannen ist das Beauftragen eines zuverlässigen Scanservice, bei dem Sie stets gleichbleibende Scanqualität und die schnellstmögliche Digitalisierung Ihrer Dokumente erhalten. Viele Scandienstleister ermöglichen auch die dauerhafte Aufbewahrung Ihrer Dokumente. Damit sparen Sie Platz in Ihren eigenen Archiven und kommen gleichzeitig den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach.

Digitale Dokumente mit dem Scanservice von Dropscan

Mit dem Scanservice für Dokumente von Dropscan können Sie einfach und unkompliziert alle bestehenden Dokumente & Aktenordner aus Ihrem privaten oder geschäftlichen Büro digitalisieren lassen. Wir scannen dabei jedes Dokument professionell und innerhalb kürzester Zeit. Sie erhalten von uns revisionssichere digitale Dokumente in der Cloud.

Digitale Dokumente können bei Dropscan über die Volltextsuche wiedergefunden werden.

In Ihrem Dropscan-Konto im Bereich "Dokumente" können Sie gezielt nach einem Stichwort, z.B. einer bestimmten Auftrags- oder Rechnungsnummer suchen und sich darüber die gewünschten Dokumente auf Ihren Computer herunterladen. 

Oder Sie lassen sich alle Ihre Dokumente mit einer unserer Integrationen an einen Cloud-Anbieter Ihrer Wahl übertragen, z.B. in die Dropbox, Google Drive oder One Drive for Business

Welcher Dropscan Tarif passt zu mir?

In allen unseren privaten und gewerblichen Tarifen, erhalten Sie von uns direkt nach der Registrierung eine so genannte Scanbox-Adresse. Hierbei handelt es sich um Ihre personalisierte Postadresse, an die Sie uns Ihre Dokumente zum Scannen schicken können.

Unsicher, welcher Tarif zu Ihnen passt?

Möchten Sie in unregelmäßigen Abständen oder nur einmalig Dokumente bei uns scannen, empfehlen wir Ihnen unseren Tarif Pay As You Go. Hierbei zahlen Sie neben einer geringen Grundgebühr nur das, was wir für Sie als Leistung tatsächlich erbringen. 

Möchten Sie uns regelmäßig zu mehreren Zeitpunkten im Monat Dokumente oder Aktenordner zum Scannen schicken, empfehlen wir Ihnen einen unserer Flatrate-Tarife mit Inklusivleistungen.

So geht's: Dokumente zum Scannen einsenden

In drei einfachen Schritten erhalten Sie eine digitale Kopie Ihrer Dokumente:

  1. Verpacken Sie alle Ihre Dokumente. Es empfiehlt sich lose Blätter vorher abzuheften oder mit einer Büroklammer zu befestigen, damit diese auf dem Transport nicht durcheinander geraten. Aktenordner, Hefter oder Mappen können Sie in ein Paket legen.
  2. Adressieren Sie Ihre Sendung. Notieren Sie Ihre persönliche Dropscan Scanbox-Adresse auf Ihrer Sendung und frankieren Sie diese ausreichend.
  3. Auf den Posteingang im Dropscan Scanzentrum warten. Wir benachrichtigen Sie, sobald Ihre Sendung bei uns eingetroffen ist. Anschließend können Sie sofort die Sendung zum Öffnen & Scannen anfordern.

Ihre Sendung zum Öffnen & Scannen anfordern

Sobald Sie Ihre Sendung zum Öffnen & Scannen anfordern, beginnen wir mit dem Scanvorgang Ihrer Dokumente.

Eingegangene Sendungen können Sie zum Öffnen & Scannen anfordern.

Durch unsere intelligente Dokumentenerkennung wird automatisch beim Scannen erfasst, wenn mehrere Blätter Papier zu einem Dokument gehören. Diese Blätter werden dann auch zusammen in ein digitales Dokument gescannt. Damit ist immer garantiert, dass Blätter, die inhaltlich zusammengehören, auch zusammen in einem digitalen Dokument landen. Wir fassen mehrere Blätter immer zu einem Dokument zusammen bei:

  • Tackernadeln / Heftklammern oder Büroklammern
  • gebundenen Dokumenten (die Bindung wird beim Scannen entfernt)
  • Dokumente mit einem Aktensiegel (das Siegel wird beim Scannen nicht entfernt)

Wenn sich Dokumente lose in einem Umschlag (z.B. in einer Klarsichthülle oder Mappe) befinden oder in einem Hefter abgeheftet sind, erkennen wir dies und zeigen Ihnen eine Option zum Scannen an. Sie können entscheiden, wie ob die enthaltenen Dokumente in ein einzelnes Dokument scannen sollen, oder ob wir mehrere Dokumente erstellen sollen.

Aktenordner können wahlweise in eine Datei oder in mehrere Dateien gescannt werden.

Praxistipp

Sollten wir in Ihrer Sendung Dokumente in einem Aktenordner finden, informieren wir Sie zunächst darüber. Sie können dann selbst entscheiden, ob wir Ihren gesamten Aktenordner in ein einzelnes Dokument scannen oder ob wir mehrere Dokumente mittels unserer intelligenten Dokumentenerkennung für Sie erstellen.

Dokumente herunterladen und digital durchsuchen

Nach dem Öffnen & Scannen Ihrer Sendung erhalten Sie von uns alle Ihre digitalen Dokumente in unserem Bereich "Dokumente" zur Ansicht und zum Download zur Verfügung gestellt. Sie können nun die digitalen Dokumente entweder im Format PDF/A oder komprimiert als ZIP-Datei herunterladen oder auf Wunsch mittels Integration an einen Cloud-Anbieter Ihrer Wahl übertragen.

Sie verwenden bereits ein DMS?

Nutzen Sie bereits ein Dokumentenmanagement-System in Ihrem Unternehmen? Viele Systeme unterstützen den Dokumentenempfang per automatischem E-Mail-Abruf. Mit unserer E-Mail Integration können Sie so automatisch alle von uns gescannten Dokumente in Ihrem System empfangen, direkt nachdem wir die Scans für Sie erstellt haben.

Und nach dem Scannen?

Nach dem Scannen Ihrer Dokumente können Sie sich entweder Ihre Originale als Sammelsendung per DHL oder DHL-Express Paket zur Weiterleitung anfordern, oder Sie belassen diese in unseren Dokumentenarchiven – so lange Sie wollen. 

Benötigen Sie nach dem Scannen Ihre Originale nicht mehr, bieten wir Ihnen die kostenlose und nach DIN 66399 zertifizierte Vernichtung der Dokumente an. Verringern Sie so kontinuierlich und sicher Ihren eigenen Lagerbestand, da selbstverständlich alle bereits gescannten Dokumente in Ihrem digitalen Archiv im Dropscan-Konto weiterhin zur Verfügung stehen.

Fazit

Deshalb ist ein Scanservice die bessere Alternative als selber scannen:

  • Wir scannen für Sie Seite für Seite aller Ihrer Dokumente, egal ob Dokumente innerhalb von Aktenordern, Mappen oder Hüllen.
  • Wir stellen immer die bestmögliche Scanqualität sicher. Sie erhalten von uns die Scans Ihrer Dokumente immer vollständig durchsuchbar und in Farbe.
  • Nutzen Sie unsere digitale Dokumentenablage innerhalb Ihres Dropscan-Kontos und finden Sie schnell & einfach wichtige Unterlagen per Volltextsuche wieder. Oder verwenden Sie eine Integration, um Ihre Dokumente in Ihrem DMS Ihres Unternehmens zu empfangen.
  • Wir übernehmen die Einlagerung aller Ihrer Papierdokumenten & Aktenordner. Schaffen Sie so Platz in Ihren Archiven.

Haben Sie noch Fragen?

Sollten Sie individuelle Fragen zu unserem Service haben oder eine Beratung für Ihr individuelles Anliegen haben, nehmen Sie gern jederzeit mit uns Kontakt auf.

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