Wie können wir Ihnen helfen?

Häufige Fragen & Antworten

Allgemeines

Dropscan ist der Scanservice in der Cloud.

Wir digitalisieren sowohl Ihre Briefpost als auch alle Ihre Papierdokumente schnell und einfach. Sie müssen sich mit Dropscan keine Gedanken mehr über Ihren Papierkram machen.

Sie leiten Ihre Briefpost an uns weiter oder schicken uns Ihre Papierdokumente, wir scannen sie ein, machen daraus durchsuchbare PDF/A-Dateien und stellen Sie in Ihrem Dropscan-Konto zur Verfügung oder Sie nutzen unsere Workflows & Integrationen, um die Scans direkt in Ihren bestehenden Services weiter nutzen zu können (Dropbox, OneDrive, Evernote uvm.).

Grundsätzlich lässt sich unser Service sowohl für Ihre Briefpost als auch für Ihre Papierdokumente nutzen. In beiden Fällen schicken Sie uns die Unterlagen ganz einfach an Ihre Scanbox-Adresse, wir informieren Sie sobald Ihre Sendungen bei uns eingetroffen sind per E-Mail. In Ihrem Dropscan-Konto können Sie dann jederzeit entscheiden, wie wir mit Ihren Sendungen verfahren sollen: Öffnen & Scannen, Vernichten oder Weiterleiten. Alternativ können Sie Dropscan auch mit unseren Workflows & Integrationen vollständig automatisieren.

Eine ausführliche Beschreibung unserer Leistungen finden Sie auf unserer Webseite.

Dropscan basiert auf einer einfachen Idee: Sie erhalten ein digitales Postfach für den Empfang von Briefpost und Papierdokumenten.

Jedes Postfach hat eine individuelle Postanschrift mit ihrem Namen oder dem Ihres Unternehmens, die sog. Scanbox-Adresse. Alle Sendungen die dort eingehen, werden von uns auf Anforderung gescannt und Ihnen als digitale Dokumente in Form von PDF/A-Dateien zur Verfügung gestellt.

Drei Möglichkeiten gibt es, die Scanbox zu nutzen:

1. Geben Sie die Adresse an andere weiter

Sie möchten nur ausgewählte Postsendungen in Ihrer Scanbox erhalten? Geben Sie die Adresse gezielt an einzelne Unternehmen oder Personen weiter, z.B. Dienstleister, Kunden, Lieferanten, Freunde etc. Schnell und einfach können Sie die Adresse Ihrer Scanbox per E-Mail verschicken.

2. Richten Sie einen Nachsendeauftrag ein

Sie möchten Ihre gesamte Post an dieser Scanbox empfangen? Richten Sie einfach einen Nachsendeauftrag ein und schon wird Ihre Post komplett an Ihre Scanbox weitergeleitet. Ob dauerhaft oder nur für einen kurzen Zeitraum bestimmen Sie selbst. Jetzt Nachsendeauftrag online einrichten.

3. Schicken Sie uns Ihre eigenen Unterlagen

Sie haben Papierunterlagen und Dokumente die Sie in digitaler Form benötigen? Schicken Sie die Unterlagen einfach an Ihre Scanbox, wir scannen alles und stellen Ihnen die Unterlagen als PDF-Dateien zur Verfügung. Bei größeren Mengen (ab 10.000 Seiten) nehmen Sie bitte vorher mit uns Kontakt auf.

Vor oder nach dem Scannen können Ihre Sendungen auf dem Postweg weitergeleitet oder für einen unbegrenzten Zeitraum bei uns archiviert werden.

Der Scanservice von Dropscan kann für die unterschiedlichsten Anwendungen sowohl im gewerblichen als auch privaten Bereich eingesetzt werden.

Er wird daher sowohl von Unternehmen, Freiberuflern, Einzelpersonen oder Teams in Unternehmen als auch von Privatpersonen genutzt. Unsere Kunden haben viel mit Unterlagen und Dokumenten in Papierform zu tun und möchten diese digital verwalten und archivieren.

Einige unserer Kunden stellen wir Ihnen hier vor.

Dropscan wurde bereits in 2011 gegründet. Unser Ziel war damals wie heute einen einfachen und preiswerten Digitalisierungsservice für Briefpost und Papierdokumente online anzubieten.

Seit Januar 2012 ist der Service über https://www.dropscan.de erreichbar und wächst seitdem kontinuierlich. Für über 30.000 Kunden haben wir inzwischen Millionen Briefe und Papierdokumente digitalisiert.

Wir freuen uns, wenn wir auch mit Ihnen zusammenarbeiten dürfen!

Ja, sehr gerne sogar!

Registrieren Sie sich einfach unverbindlich mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem sicheren Passwort bei uns. und Sie erhalten sofort ein kostenloses Dropscan-Konto mit Beispielbriefen und -dokumenten. Alle Services und Funktionen von Dropscan können Sie damit ausführlich und in Ruhe testen.

Sobald Sie Dropscan dann für die Digitalisierung Ihrer eigenen Briefpost oder Ihrer Papierdokumente nutzen möchten, können Sie jederzeit ein digitales Postfach für Ihr Unternehmen oder privat einrichten. Entscheiden Sie sich einfach für einen unserer Tarife und geben Sie Ihre Adressdaten sowie Bankverbindung ein. Ihr digitales Postfach ist dann sofort einsatzbereit.

Falls Sie anschließend noch Fragen haben, steht Ihnen unser freundlicher Kundenservice natürlich jederzeit gerne zur Verfügung.

Ja, es ist möglich Dropscan auch außerhalb von Deutschland zu nutzen.

Bei der Einrichtung unseres Service können Sie als Rechnungsadresse (also ihrem Wohn- oder Firmensitz) eine beliebige Adresse weltweit angeben.

Bitte beachten Sie, dass Sie das digitale Postfach bei Dropscan nicht als Wohn- oder Firmensitz ggü. Dritten angeben können.

Ja, es ist möglich Dropscan auch in der Schweiz zu nutzen.

Wenn Sie künftig Ihre Briefpost mit Dropscan automatisch erhalten wollen, müssen dafür lediglich nach Einrichtung Ihrer Scanbox bei uns einen Nachsendeauftrag bei der Schweizerischen Post einrichten. Damit ist dann sichergestellt, dass Ihre gesamte Post zu uns nach Berlin gelangt. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter:

https://www.post.ch/de/privat/empfangen/post-umleiten-privat

Wie schnell Ihre Sendungen aus der Schweiz zu uns geschickt werden ist unterschiedlich. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Sendungen mit einer Verzögerung von 1-2 Tagen bei uns eintreffen. Sie können aber bei der Schweizerischen Post Nachfragen, um hier eine genauere Aussage zu erhalten.

Ja, es ist möglich Dropscan auch in Österreich zu nutzen.

Wenn Sie künftig Ihre Briefpost mit Dropscan automatisch erhalten wollen, müssen dafür lediglich nach Einrichtung Ihrer Scanbox bei uns einen Nachsendeauftrag bei der österreichischen Post einrichten. Damit ist dann sichergestellt, dass Ihre gesamte Post zu uns nach Berlin gelangt. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter:

https://www.post.at/privat_empfangen_brief_nachsenden.php

Wie schnell Ihre Sendungen aus Österreich zu uns geschickt werden ist unterschiedlich. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Sendungen mit einer Verzögerung von 1-2 Tagen bei uns eintreffen. Sie können aber bei der österreichischen Post Nachfragen, um hier eine genauere Aussage zu erhalten.

Sowohl unsere Website als auch unsere Webapplikation sind für Mobilgeräte optimiert, Sie können also problemlos alle Funktionen von Dropscan auch auf Ihrem Smartphone oder Tablet nutzen. Eine App zur Verwendung von Dropscan benötigen Sie nicht.

Tipp: Lernen Sie unsere zahlreichen Integrationen kennen, damit können Sie sich Ihre Sendungen beispielsweise direkt in die Dropbox oder in One Drive senden lassen.

Die Installation spezieller Software oder Apps ist nicht notwendig, Alle Services und Funktionen von Dropscan steuern Sie ganz einfach über Ihren Internet-Browser auf einem beliebigen Endgerät.

Dropscan kann über alle gängigen Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, etc.) bedient werden.

Außerdem ist die Nutzung von Dropscan auch mit Ihrem iPhone, Android Smartphone oder entsprechenden Tablets möglich. Sie bekommen immer eine speziell für das jeweilige Gerät optimierte Version der Benutzeroberfläche für Ihr Dropscan-Konto angezeigt.

Mit dem Dropscan-Empfehlungsprogramm möchten wir uns bei allen Kunden bedanken, die uns bei jeder Gelegenheit an Freunde, Kollegen und andere Unternehmen weiterempfehlen

Wenn Sie unser Empfehlungsprogramm nutzen, erhalten von uns einen individuellen Empfehlungs-Link, den Sie ganz einfach per E-Mail, Twitter, Facebook oder über andere Kanäle teilen können. Jedes Mal wenn über diesen Link ein Besucher auf unsere Webseite gelangt, sich für unseren Service registriert und eine Scanbox einrichtet, vermerkt unser System, dass es sich um eine Empfehlung von Ihnen handelt.

Als Dankeschön erhalten Sie daraufhin von uns ein Guthaben in Höhe von 20x Sendungen Öffnen & Scannen.
Gleichzeitig erhält auch der Neukunde ein Guthaben von 10x Sendungen Öffnen & Scannen.

Nein. Dropscan wird nicht mit Investorengeldern finanziert. Wir sind seit unserer Gründung im Jahr 2011 ein unabhängiges Unternehmen unter Leitung und im Besitz der Gründer. Auch in Zukunft werden wir unseren Service mit unseren Kunden und mit voller unternehmerischer Entscheidungsfreiheit weiterentwickeln.

Unsere Kunden entscheiden sich auch deshalb für uns, weil wir schon lange auf dem Markt bestehen und längst kein Startup mehr sind. Tausende Kunden vertrauen uns täglich Ihre Briefpost und sensible Papierdokumente zur Digitalisierung und Archivierung an. Deshalb ist es unsere zentrale Aufgabe erfolgreich auf dem Markt zu bestehen durch gesundes Wachstum und realistische Preise für unsere Dienstleistung.

Mail

Ihre Briefpost wird im Zeitraum von Montag bis Freitag bei uns zugestellt. Ausgenommen sind gesetzliche Feiertage im Bundesland Berlin.

Da Dropscan ein gewerblicher Postempfänger ist, erfolgt am Samstag keine Zustellung von Post bei uns. Unser Scanzentrum ist daher am Wochenende geschlossen.

Für eine möglichst originalgetreue Abbildung Ihrer Originale, scannen wir den Inhalt Ihrer Briefe immer mit einer Auflösung von 300 dpi und in Farbe. Damit ist auch eine sehr hohe Erfolgsrate bei der Texterkennung (OCR) garantiert.

Nein. Bei Ihrer Scanbox-Adresse handelt es sich um ein Postfach mit einer Korrespondenzanschrift und nicht um eine ladungsfähige Adresse bzw. ladungsfähige Anschrift. Eine solche würde voraussetzen, dass Sie dort tatsächlich Ihre Geschäftstätigkeit ausüben oder Ihren Wohnsitz haben. Dies ist bei unserer Scanbox-Adresse natürlich nicht der Fall.

Ja, grundsätzlich nehmen wir alle Sendungen an, die bei uns vom jeweiligen Postdienstleister zugestellt werden. Bei Einschreiben mit Rückschein wird dabei der Empfang der Sendung durch einen Mitarbeiter von uns bestätigt.

Einzige Ausnahmen sind Sendungen die nur dem Empfänger persönlich und gegen Vorlage eines Ausweises zugestellt werden dürfen. Dies ist z.B. bei eigenhändigen Einschreiben, behördlichen Postzustellurkunden und Sendungen mit Altersverifizierung der Fall. Da Sie ja nicht persönlich bei uns anwesend sind, erfolgt die Zustellung dieser Sendungen nicht bei uns, sondern weiterhin an Ihrem Wohnsitz. Auch von einem Nachsendeauftrag werden diese Art von Sendungen nicht erfasst.

Aus Platz- und Sicherheitsgründen bitten wir Sie Ihre Scanbox-Adresse nur für Sendungen mit Papierdokumenten und nicht für Warensendungen zu nutzen.

Für das Impressum Ihrer Webseite benötigen Sie um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein eine sogenannte ladungsfähige Adresse. Diese setzt voraus, dass Sie an dieser Adresse auch persönlich anzutreffen sind, also z.B. Ihr Wohn- oder Firmensitz.

Dies ist natürlich bei unserer Scanbox-Adresse nicht der Fall, es handelt sich dabei um eine reine Postanschrift die nur für den Empfang Ihrer Briefsendungen gedacht ist.

Unser Scanproduktionszentrum befindet sich in einem abgeschlossenen Gewerbegebiet zu dem aus Sicherheitsgründen der Zugang durch externe Dritte nicht erlaubt ist. Eine persönliche Abholung von Sendungen ist daher leider nicht möglich.

Sie können sich Ihre Sendungen aber jederzeit gerne auf dem Postweg von uns zusenden lassen, falls es besonders schnell gehen soll auch per DHL-Express. Dazu müssen Sie einfach nur in Ihrem Dropscan-Konto die gewünschten Sendungen auswählen und die Aktion ‘Weiterleiten’ anfordern.

Folgende Punkte sollten Sie beim Einrichten eines Nachsendeauftrages beachten:

Als Grund für die Nachsendung „Vorübergehende Abwesenheit” angeben.
Bei der Art von Sendungen, die vom Nachsendeauftrag erfasst werden, Pakete ausschliessen. Dadurch ist gewährleistet, daß Pakete von uns mit Ihren weitergeleiteten Sendungen auch bei Ihnen ankommen.
Die Scanbox # (2. Zeile Ihrer Scanbox-Adresse) bitte im Feld „Adresszusatz„ eingeben.
Falls möglich einen Hinweis „Bitte Nachsendeauftrag beachten” an Ihrem Briefkasten anbringen.

Einen Nachsendeauftrag mit dem Grund „Vorübergehende Abwesenheit„ können Sie für 6 Monate beauftragen und danach jederzeit wieder erneuern. Falls eine kürzere Laufzeit gewünscht ist, können Sie den Nachsendeauftrag aber auch vorzeitig kostenlos kündigen.

Wichtiger Hinweis

Bitte achten Sie darauf, dass Sie sich das Enddatum Ihres Nachsendeauftrags in Ihrem Kalender vermerken, um diesen gegebenenfalls rechtzeitig zu erneuern.

Sendungen, in denen sich weitere adressierte Briefe befinden, bezeichnen wir als Sammelumschlag. Dieser Fall tritt z.B. auf, wenn Sie jemanden darum bitten Ihren Briefkasten zu leeren und die Post an Ihre Scanbox zu schicken. Oder wenn die Post eine größere Menge Sendungen gesammelt in einem Umschlag weiterleitet.

Auch auf diese Situation sind wir natürlich vorbereitet: Sobald Sie eine solche Sendung zum Öffnen und Scannen anfordern, scannen wir erst einmal nur die Umschläge der enthaltenen Sendungen, ohne sie sofort zu öffnen. Gleichzeitig stellen wir Ihnen die Sendungen als separate Sendungen in Ihrem Posteingang zur verfügung und informieren Sie per E-Mail. Sie können dann wie gewohnt eine Aktion auswählen: Öffnen & Scannen, Vernichten oder auf dem Postweg weiterleiten.

Einen Nachsendeauftrag können Sie ganz einfach bei der Deutschen Post unter www.nachsendeauftrag.de einrichten.

Andere Postdienstleister wie z.B. die PIN AG bieten diese Möglichkeit ebenfalls an.

1. Auswahl Art & Dauer des Nachsendeauftrags

Nachdem Sie ausgewählt haben ob Sie den Nachsendeauftrag privat oder gewerblich nutzen wollen, müssen Sie den Grund für die Nachsendung angeben. Hierbei wählen Sie bitte immer die Option Vorübergehende Abwesenheit. Hintergrund ist, dass Sie natürlich nicht Ihren Wohn- oder Firmensitz an Ihre Scanbox-Adresse verlegen. Anschließend müssen Sie unter Termin und Dauer sowohl den Beginn, als auch das Ende des Nachsendeauftrags angeben. Bitte beachten Sie, dass von dieser Auswahl / diesem Zeitraum abhängig ist, welche der Tarife Sie auswählen können. So ist z.B der Nachsendeauftrag für 24 Monate nur verfügbar, wenn Sie auch tatsächlich einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten angegeben haben.

Bei den Zusatzleistungen sollten Sie die Nachsendung von Päckchen und Paketen auf keinen Fall beauftragen, da für diese Pro Sendung ein Zusatzentgelt von EUR 6,90 erhoben wird und auch die von uns verschickten Sammelsendungen dann wieder an Ihre Scanbox zurückgeschickt werden.

2. Auftraggeber & Adressen eingeben

Als nächstes müssen Sie den Namen des Auftraggebers (also entweder Ihren Namen oder den Namen Ihrer Firma) angeben. Hier haben Sie bei einem privaten Nachsendeauftrag auch die Möglichkeit zusätzliche, in Ihrem Haushalt lebende Personen anzugeben.

Als letztes geben Sie sowohl Ihre aktuelle Adresse als auch Ihre zukünftige Adresse ein. Bitte beachten Sie, dass Ihr Name oder der Name Ihres Unternehmens aus dem Auftraggeber übernommen wird, Sie brauchen diesen also nicht erneut anzugeben.

Unter Neue Adresse geben Sie die Scanbox-Adresse ein. Im Feld Adresszusatz müssen Sie dazu lediglich die zweite Zeile Ihrer Scanbox-Adresse angeben, z.B. Scanbox #12345. Die restliche Adresse geben Sie wie vorgesehen ein.

3. Hinweis am Briefkasten anbringen

Wir empfehlen Ihnen an Ihrem Briefkasten einen Hinweis Bitte Nachsendeauftrag beachten anzubringen.

Hilfe bei Problemen

Falls es einmal Probleme mit Ihrem Nachsendeauftrag geben sollte können Sie sich an den Kundenservice der Deutschen Post wenden:

Hotline der Deutschen Post
Telefon (0228) 4333112
(Mo. bis Fr. 7:00-20:00, Sa. 8:00-14:00 Uhr)

Die Adresse Ihrer persönlichen Scanbox hat folgendes Format:

Name oder Unternehmen
Scanbox #XXXXX
Ehrenbergstr. 16a
10245 Berlin
Deutschland

Den Empfängernamen können Sie beim Einrichten Ihrer Scanbox individuell festlegen, die Scanbox # wird von uns automatisch vergeben.

Wenn Sie die Scanbox-Adresse an Dritte weitergeben, achten Sie bitte darauf immer auch die Scanbox # anzugeben. Damit ist sichergestellt, dass wir eingehende Sendungen immer schnellstmöglich und fehlerfrei Ihrem Dropscan-Konto zuzuordnen.

Scanbox-Nummer

Sie finden Ihre individuellen Scanbox-Nummer in Ihrem Konto unter „Einstellungen > Scanboxen”. Geschäftskunden können hier optional auch weitere Scanboxen eröffnen.

Empfänger

Sie finden alle zulässigen Empfänger in Ihrem Konto unter „Einstellungen > Scanboxen”. Währen Sie die entsprechende Scanbox aus und richten Sie im unteren Abschnitt weitere Empfänger ein, zum Beispiel für weitere Familenmitglieder oder Personen, die in Ihrem Haushalt leben.

Sofort Nach Zustellung bei uns scannen wir zunächst die Umschläge der Briefe und stellen sie Ihnen digital in Ihrem Konto bereit. Dies erfolgt mit einem garantierten Servicelevel von max. 3 Stunden.

Direkt im Anschluß öffnen wir die Briefe und scannen die enthaltenen Dokumente. Dies erfolgt garantiert immer am gleichen Tag, normalerweise innerhalb von wenigen Stunden. Die digitalen Dokumente stellen wir Ihnen sofort aach dem Scannen in Ihrem Konto zur Ansicht bereit und informieren Sie per E-Mail.

Bitte beachten Sie, dass unser Scanzentrum immer werktags von Montag - Freitag geöffnet ist. Am Wochenende sowie an gesetzlichen Feiertagen in Berlin ist es geschlossen. Da wir ein gewerblicher Empfänger sind, erfolgt samstags auch keine Zustellung von Briefen bei uns.

Sie werden von uns sofort per E-Mail informiert, sobald Briefe in Ihrer Scanbox eingegangen sind.

Sie möchten keine Bemnachrichtigung über den Eingang von Briefen erhalten? In den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos unter dem Menüpunkt ‘Benachrichtigungen’ können Sie diese einfach deaktivieren.

Alternativ informieren wir Sie auch gerne via Slack über Aktionen die in Ihrer Scanbox erfolgt sind (z.B. Eingang, Öffnen & Scannen oder Weiterleitung von Sendungen). Auch diese Benachrichtigung können Sie in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos aktivieren.

Sie werden sofort von uns per E-Mail informiert, sobald wir Briefe in Ihrer Scanbox geöffnet und gescannt haben.

Über einen Link in der E-Mail gelangen Sie direkt in Ihr sicheres Dropscan-Konto. Dort können Sie sich die Scans der Dokumente ansehen und auf Ihren Rechner herunterladen.

Mit unseren Integrationen stellen wir Ihnen die Scans auch gerne in einem Cloud-Storage (z. B. Dropbox, Google-Drive, Evernote, CenterDevice, GetMyInvoices) zur Verfügung oder schicken Sie Ihnen per E-Mail zu. Diese können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos unter dem Menüpunkt ‘Integrationen’ einrichten.

Falls sich in einer Sendung eine Plastikkarte befindet (z.B. von Ihrer Bank oder Versicherung) wird das Dokument mit der Karte von uns manuell auf dem Flachbettscanner digitalisiert. Damit ist sichergestellt, dass die Karte nicht beschädigt wird und Sie erkennen anhand der Scans den Inhalt der Sendung.

Die Sendung mit der Karte schicken wir Ihnen natürlich jederzeit gerne auf dem Postweg zu. Sie müssen nur bei der entsprechenden Sendung die Aktion ‘Weiterleiten’ anfordern und eine Sammelsendung anlegen. In dringenden Fällen versenden wir Ihre Karte auch weltweit per DHL-Express.

Der Empfängername Ihrer Postfach-Adresse wird einmalig bei der Einrichtung eines Postfachs Scanbox von Ihnen festgelegt und kann nicht geändert werden. Damit ist sichergestellt, dass eingehende Sendungen Ihrem immer richtig zugeordnet werden.

Insgesamt können bis zu fünf Empfänger zu Ihrer Scanbox-Adresse hinzufügen. Diese können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos in der Kategorie „Scanbox” eingeben.

Sollten Sie einen Empfänger nicht mehr benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren freundlichen Kundenservice

Bei Dokumenten mit einem Siegel oder einer Ösung scannen wir als erstes nur die Vorderseite und informieren Sie darüber per E-Mail. Sie können dann das Scannen des gesamten Dokumentes in Ihrem Dropscan-Konto bei der jeweiligen Sendung anfordern.

Nach Anforderung wird dass Dokument dann von uns manuell auf dem Flachbettscanner digitalisiert, ohne dabei die Ösung oder das Siegel zu entfernen. Die Integrität des Papierdokumentes bleibt damit erhalten.

Paper

Paper ist unser Scanservice für Papierdokumente.

Für unseren Service Paper fallen keine monatlichen Grundgebühren an.

Das Scannen Ihrer Papierdokumente wird mit einer Pauschale pro gescannter Seite abgerechnet. Sie zahlen also nur für die tatsächlich gescannten Seiten. Darin enthalten ist auch die Speicherung der gescannten Dokumente im Service Cloud und ggfs. die datenschutzkonforme Verncihtung der Originaldokumente nach dem Scannen.

Alle Informationen zu den Preisen von Paper finden Sie auf unseren Tarifseiten.

Für möglichst originalgetreue digitale Kopien, scannen wir Ihre Papierdokumente immer mit einer Auflösung von 300 dpi und in Farbe. Damit ist auch eine sehr hohe Erkennungsrate bei der Texterkennung (OCR) garantiert.

Ja, gerne scannen wir auch Ihre Bücher und andere gebundene Dokumente.

Dazu schicken Sie Ihre Bücher einfach auf dem Postweg an die Postanschrift, die Sie bei der Einrichtung des Service Paper erhalten haben. Wir informieren Sie über den Eingang per E-Mail, Sie können die Sendung dann in Ihrem Dropscan-Konto im Bereich ‘Paper’ zum Scannen anfordern.

Falls ein Buch als Briefsendung zu uns geschickt wird scannen wir im ersten Schritt nur den Umschlag und informieren Sie über den Inhalt der Sendung. In Ihrem Dropscan-Konto unter ‘Mail’ können Sie dann das Entfernen der Bindung und vollständige Scannen des Buches anfordern. Sobald die Scans zum Herunterladen bereitstehen, informieren wie Sie erneut per E-Mail.

Bitte beachten Sie: Bücher können von uns nur gescannt werden, wenn wir vorher die Bindung entfernen bzw. abschneiden. Damit erhalten wir lose Blätter, die wir schnell und kostengünstig mit dem Einzugscanner digitalisieren können. Das manuelle Scannen von Büchern ohne Entfernen der Bindung bieten wir derzeit nicht an.

Sollten sich einmal Fotos in einer Sendung befinden, scannen wir diese natürlich auch für Sie ein.

Falls Sie aber größere Mengen von Papierfotos, Dias oder Negativen in hoher Qualität scannen lassen möchten, sollten Sie sich an Dienstleister wenden, der sich auf das Scannen von Bildern spezialisiert hat.

Wir können Ihnen aus eigener Erfahrung z.B. die Firma Mediafix empfehlen, die Ihre Bilder an über 30 Annahmestellen in ganz Deutschland entgegennimmt und in kürzester Zeit digitalisiert.

Falls Sie eine größere Menge Papierdokumente von uns scannen lassen möchten, können wir nach Absprache gerne einen Termin für die persönliche Anlieferung der Unterlagen vereinbaren.

Setzen Sie sich dafür bitte kurz mit unserem freundlichen Kundenservice in Verbindung.

Alternativ können wir Ihnen anbieten, die Unterlagen durch unseren Kurier bei Ihnen abzuholen. Auch hierfür reicht eine kurze Nachricht an unseren Kundenservice.

Die Adresse für den Versand Ihrer Papierdokumente zu uns bekommen Sie direkt nach der Einrichtung des Service Paper in Ihrem Dropscan-Konto angezeigt.

Sie können sie später auch jederzeit in den Einstellungen unter ‘Konto & Einstellungen’ > ‘Postfächer’ unter der Überschrift ‘Paper’ einsehen.

Cloud

Die Cloud ist unser Service für die digitale Verwaltung von Briefpost und Papierdokumenten. Alle Briefe und Papierdokumente werden dort als durchsuchbare PDF/A-Dateien sicher abgelegt.

Im Gegensatz zu anderen Cloud-Speichern werden in unserer Cloud nicht einfach nur Dateien abgelegt, sondern auch alle Informationen zu den physischen Sendungen und Dokumenten digital gespeichert.

Ziel der Cloud ist es die gescannten Briefe und Papierdokumente originalgetreu in digitaler Form abzubilden. Damit bleibt die Ordnungsstruktur der physischen Originale auch digital erhalten.

Neben dem sicheren Speichern Ihrer Dateien, bietet die Cloud auch umfangreiche Funktionen zum Organisieren, Finden und Verteilen Ihrer digitalen Dokumente. Ausserdem lassen sich alle Funktionen auch mit Hilfe von Workflows vollständig automatisieren.

Eine ausführliche Anleitung zur Nutzung der Cloud finden Sie in unserem Guide.

OCR steht für Optical Character Recognition und bedeutet soviel wie Texterkennung. Mit diesem Verfahren ist es möglich Bilder von Texten inhaltlich zu erfassen und weiterzuverarbeiten.

Dropscan setzt OCR-Software ein, um den Inhalt Ihrer Unterlagen zu erfassen und die fertigen PDF-Dateien durchsuchbar zu machen. Praktisch jedes Wort in Ihren Unterlagen steht damit als Schlagwort für eine Volltextsuche zur Verfügung.

Die Cloud in unseren Scan-Services kostenlos enthalten. Sie bietet unbegrenzten Speicherplatz für die sichere Ablage Ihrer gescannten Briefe und Papierdokumente, ohne dass dafür zusätzliche Kosten (z.B. pro Dokument oder für genutzten Speicherplatz) anfallen.

PDFpro ist unsere Bezeichnung für PDF-Dateien deren Inhalt vollständig durchsuchbar ist. Alle Scans die wir produzieren durchlaufen automatisch einen Texterkennungsprozess (OCR), wodurch der gesamte Inhalt eines Dokuments im Volltext zur Verfügung steht.

Sie können damit ganz einfach über die Suchfunktion Ihres Systems nach einzelnen Dokumenten suchen. So können Sie sich z.B. mit der Suche nach ‘Kontoauszug’ alle Kontoauszüge Ihrer Hausbank anzeigen lassen.

Wenn Sie einmalig alle Scans aus einer Scanbox gesammelt herunterladen wollen, können Sie die Export-Funktion in Ihrer Scanbox nutzen.

Dafür klicken Sie einfach im Menü oben rechts auf ‘Konto & Einstellungen’ und wählen dann den Menüpunkt ‘Datenschutz’ aus. Wenn Sie auf der Seite weiter herunter scrollen, finden Sie den Bereich zum Export aller Scans als ZIP-Archiv und können sich dort die Scans ganz einfach als komprimierte ZIP-Datei herunterladen.

Alternativ können Sie auch eine Integration einrichten, z.B. mit einem Cloud-Storage wie Dropbox oder Google-Drive einrichten. Dabei haben Sie die Möglichkeit, alle bisher für Sie produzierten Scans auf einmal an die jeweilige Integration zu übertragen.

Dafür gibt es unzählige Lösungen am Markt. Diese sind abhängig davon, auf welchem Rechner bzw. mit welchem Betriebssystem Sie arbeiten. Hier ein paar Programme & Services die wir selber gerne verwenden und daher empfehlen können:

Unter Windows

Auf dem Mac

Auf dem iPad / iPhone

In der Cloud

Standardmäßig werden die Scans eines Blattes von uns in einer PDF-Datei gespeichert. Die resultierende PDF-Datei hat eine oder zwei Seiten, je nachdem ob nur die Vorderseite oder auch die Rückseite des Blattes bedruckt ist.

Alternativ stellen wir Ihnen auch die Scans mehrerer Blätter in einer PDF-Datei zur Verfügung. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

Sie wählen beim Herunterladen der Scans die Option ‘Scans in einer PDF-Datei herunterladen’ aus. Sie erhalten dann eine einzige PDF-Datei die alle Scans einer Sendung enthält. Die Anzahl der Seiten der PDF-Datei entspricht also der Anzahl der Scans die von uns produziert wurde.
Falls Sie in einer Sendung die Scans mehrerer Blätter zusammen in einer PDF-Datei erhalten möchten, können Sie diese mit einer Büroklammer lose zusammenfügen. Wir speichern dann die Scans aller zusammengehefteten Blätter in eine PDF-Datei. Das gleiche gilt für gebundene Dokumente bei denen wir auf Ihre Anforderung die Bindung entfernen.

Sie können Dokumente manuell oder automatisch mit einer Integration teilen, die zuvor mit Ihrem Dropscan-Konto verknüpft wurde.

Manuelles Teilen einzelner Dokumente

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an und gehen Sie auf Gescannt.
Klicken Sie bei der Sendung, deren Inhalte Sie teilen möchten, auf den gelben Button für Aktionen - Dokumente und wählen Teilen. Alternativ können Sie auch per Klick auf die Sendung in die Detailansicht für das Dokument gehen und auf der linken Seite den Button Teilen klicken.
Klicken Sie anschließend unter Teilen mit Service auf die Integration, mit der Sie das Dokument teilen möchten.
Folgen Sie den Anweisungen, die sich je nach Integration leicht unterscheiden können.
Wählen Sie aus, ob Sie die Dokumente vollständig als eine PDF-Datei oder als einzelne PDF-Dateien mit der Integration teilen möchten.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit Hochladen.

Einstellungen für automatisches Teilen mit einer Integration

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie unter Workflows > Dokumente teilen > Einrichten aus.
Klicken Sie anschließend unter Teilen mit Service auf die Integration, mit der Sie das Dokument teilen möchten.
Folgen Sie den Anweisungen, die sich je nach Integration leicht unterscheiden können.
Wählen Sie aus, ob Sie die Dokumente vollständig als eine PDF-Datei oder als einzelne PDF-Dateien mit der Integration teilen möchten.
Wählen Sie die Scanboxen aus, deren Dokumente Sie teilen möchten.
Bestätigen Sie, ob Sie alle bereits vorliegenden oder nur zukünftige Dokumente teilen möchten.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit Einrichten.

Falls Sie einen Mac von Apple verwenden, können Sie ganz einfach über die systemweite Suche “Spotlight” nach Stichworten aus Ihren Dokumenten suchen.

Auf einem PC mit Windows benutzen, verwenden Sie einfach die Suchfunktion im Datei-Explorer.

Weiterhin bieten die meisten Cloud-Storage-Dienste wie z.B. Dropbox, Evernote, Google-Drive, Centerdevice oder fileee ebenfalls eine Suchfunktion an, mit der Sie Dokumente anhand ihres Inhaltes einfach finden können. Sie können diese Dienste jederzeit über unsere Integrationen mit Ihrem Dropscan-Konto verbinden.

Die PDF-Dateien Ihrer Scans werden von uns nach folgendem Format automatisch benannt:

Scanbox-[Scanbox #]-Sendung-[Eingangsdatum]-Dokument-[Zähler]-[Merkmal].pdf

Die in in den Klammern `` […]` dargestellten Informationen werden durch spezifische Informationen der jeweiligen Sendung ersetzt.

Im Einzelnen sind dies:

[Scanbox #]: Die Nummer der Scanbox in der die Sendung eingegangen ist.

[Eingangsdatum]: Das Eingangsdatum der Sendung im Format JJJJMMTT (Jahr/Monat/Tag).

[Zähler]: Ein aufsteigender Zähler der die Anzahl der Dokumente in der Sendung angibt.

[Merkmal]: Ein Merkmal des Dokumentes (Bindung/Siegel/Pin-Tan/Register) oder eines Dokumentenbehälters (Hülle/Hefter/Ordner) welches beim Scannen automatisch erkannt wurde.

Falls Sie Dokumente in Hüllen, Heftern oder Aktenordnern zum vollständigen scannen anfordern, speichern wir die entsprechenden Scans zusammen in einem Dateiordner. Dieser wird von uns nach dem folgenden Format benannt:

Scanbox-[Scanbox #]-Sendung-[Eingangsdatum]-[Merkmal]

Durch diese Information ist sichergestellt, dass Sie immer genau wissen, wann und für welche Scanbox eine bestimmte Sendung eingegangen ist und ggfs. auch worum es sich bei dem Inhalt der Sendung handelt.

Beim Herunterladen der Scans können Sie in Ihrem Dropscan-Konto zwischen zwei Optionen wählen:

Scans in einer PDF-Datei

Bei dieser Option stellen wir Ihnen alle Scans der Unterlagen einer Sendung als eine einzige PDF-Datei zur Verfügung. Diese enthält genau so viele Seiten wie Scans produziert wurden.

Scans in einzelnen PDF-Dateien als ZIP Archiv.

Mit dieser Option erhalten Sie die Scans der Unterlagen einer Sendung als einzelne PDF-Dateien. Die Scans für ein Blatt werden jeweils in eine PDF-Datei gespeichert, diese enthält eine oder zwei Seiten, je nachdem ob nur die Vorderseite oder auch die Rückseite bedruckt war. Leerseiten ergeben keine Scans, sondern werden automatisch gelöscht und auch nicht berechnet.

Damit Sie die PDF-Dateien Ihrer Scans bei dieser Option nicht einzeln herunterladen müssen, werden alle Dateien in einem ZIP-Archiv zusammengefasst und komprimiert.

Vault

Der Vault ist unser Service für die sichere und langfristige Archivierung von Briefen und Papierdokumenten. Die Aufbewahrung von wichtigen Originalunterlagen können Sie damit komplett in die Hände von Dropscan geben.

Trotzdem haben Sie natürlich jederzeit Zugriff auf alle Unterlagen die sich im Vault befinden: Egal ob es sich um einen einzelnen Brief oder einen Karton mit Aktenordnern handelt, alle archivierten Sendungen können Sie sich an jeden beliebigen Ort weltweit zuschicken lassen. Falls es besonders eilig ist auch per Expresskurier.

Der Service Vault ist so einfach wie möglich konzipiert: Er funktioniert komplett automatisch!

Bei der Einrichtung unseres Service fragen wir sie einmalig, ob wir Briefe und Papierdokumente nach dem Scannen archivieren oder alternativ vernichten sollen. Falls Sie hier die Option ‘Archivieren’ wählen aktiviert dies automatisch den Vault.

Alle gescannten Dokumente eines Kalendermonats werden dann automatisch zu Beginn des Folgemonats in den Vault überführt und dort sicher archiviert.

Bis zu diesem Zeitpunkt können Sie einzelne Sendungen die Sie nicht mehr im Original benötigen zum Vernichten anfordern. Diese Sendungen werden dann natürlich auch nicht archiviert.

Alternativ können Sie sich Sendungen sowohl vor als auch nach dem Archivieren von uns als Sofortsendung zuschicken lassen

Grundsätzlich fallen für den Vault nur dann Kosten an, wenn Sie ihn tatsächlich nutzen, also Briefe oder Papierdokumente von uns archivieren lassen. Es gibt keine monatlichen Grundgebühren und auch die Einrichtung des Service ist kostenlos.

Das Preismodell für den Vault ist ganz einfach:

5,00 EUR je angefangene 100 Briefe und 5,00 EUR je angefangene 1.000 Blatt bei Papierdokumenten

Alle Preise verstehen sich netto, zzgl. 19% gesetzl. USt.

In den Mail Tarifen für gewerbliche Kunden gibt es ein bestimmtes Inklusivvolumen an Briefen. Es fallen also erst dann zusätzliche Kosten für den Vault an, wenn Sie dieses Inklusivolumen überschreiten.

Alle Sendungen, egal ob Briefe oder Pakete mit Papierdokumenten, werden für 10 Jahre sicher im Vault aufbewahrt.

Vor Ablauf dieser Frist informieren wir Sie per E-Mail und in Ihrem Dropscan-Konto. Falls gewünscht, können Sie sich die Sendungen dann von uns zusenden lassen, ansonsten wandern Sie in den Bereich Shred und werden dort nach 14 Tagen datenschutzkonform und kostenlos vernichtet.

Falls Sie eine längere Aufbewahrung für Ihre Unterlagen im Vault benötigen (z.B. bei medizinischen Akten), geben Sie uns einfach kurz Bescheid. Wir verlängern den Aufbewahrungszeitraum dann auf bis zu 30 Jahre.

Einzelne Briefe und Dokumente die Sie noch im Original benötigen können Sie jederzeit archivieren lassen, auch wenn Sie bei der Einrichtung unseres Service die Option ‘Vernichten’ nach dem Scannen ausgewählt haben

Dazu müssen Sie einfach die gewünschte Sendung im Bereich Shred auswählen und dort die Aktion ‘Archivieren’ anfordern. Die Sendung wird dann von uns in den Vault überführt und dort sicher aufbewahrt.

Die datenschutzkonforme Vernichtung der Sendungen im Vault erfolgt automatisch nach 10 Jahren.

Zu diesem Zeitpunkt informieren wir Sie über die bevorstehende Vernichtung und Sie können sich die Sendungen falls gewünscht noch von uns zusenden lassen.

Falls Sie Sendungen nach 10 Jahren weiter von uns sicher aufbewahren lassen möchten, geben Sie uns einfach kurz Bescheid, wir verlängern die Aufbewahrung dann gerne auf bis zu 30 Jahre.

Falls Sie den Vault nicht mehr weiter nutzen möchten, können Sie sich jederzeit alle archivierten Sendungen von uns auf dem Postweg zuschicken lassen.

Dafür bieten wir eine sog. Archivsendung an, mit der wir Ihnen alle Sendungen im Vault in einem oder ggfs. auch mehreren Paketen an eine beliebige Adresse weltweit zuschicken.

Sie können die Archivsendung jederzeit in Ihrem Dropscan-Konto anfordern. Es dauert dann bis zu 10 Werktage bis wir alle Ihre Sendungen aus dem Archiv herausgesucht und zu Ihnen auf den Weg gebracht haben. Nach erfolgtem Versand werden Sie sofort von uns per E-Mail informiert.

Ship

Sofern Sie sich Sendungen per Sammelsendung weitergeleitet haben, wird diese in der Regel auch bei Ihnen zugestellt.

Falls es einmal Schwierigkeiten bei der Zustellung gibt, geht die Sammelsendung auf jeden Fall nicht verloren. Sie wird dann in jedem Fall wieder an uns zurück geschickt.

Wir stellen Ihnen das Paket dann wieder im Posteingang Ihres Dropscan-Kontos zur Verfügung und informieren Sie über den Eingang. Sie können sich die Sammelsendung dann jederzeit erneut von uns zusenden lassen.

Ganz einfach in dem Sie bei den gewünschten Sendungen als Aktion ‘Sendung weiterleiten’ auswählen.

Sendungen werden von uns gesammelt als DHL-Paket verschickt. Nach Auswahl der Aktion ‘Sendung weiterleiten’ legen Sie entweder eine neue Sammelsendung an oder fügen die Sendung zu einer bestehenden hinzu.

Für jede Sammelsendung können Sie einen individuellen Empfänger und ein Versanddatum festlegen. Sie können sogar mehrere Sammelsendungen gleichzeitig anlegen und dadurch unterschiedlichen Empfängern wichtige Sendungen auf dem Postweg zukommen lassen. Wir verpacken und verschicken Ihre Sendungen dann am gewünschten Zeitpunkt.

Shred

Shred ist unser Service für die datenschutzkonforme Vernichtung von Briefen und Papierdokumenten.

Mit Shred können Sie alle Unterlagen, die Sie nicht mehr im Original benötigen, entweder automatisch oder auf Anforderung vernichten lassen.

Sie werden dann nach Schutzklasse in einer Datenschutztonne entsorgt und anschließend geshreddert.

Der Service Shred ist von uns so einfach wie möglich konzipiert: Er funktioniert komplett automatisch!

Alle gescannten Dokumente eines Kalendermonats werden dann automatisch zu Beginn des Folgemonats in den Vault überführt und dort sicher archiviert.

Natürlich können Sie sich bis zu diesem Zeitpunkt einzelne Sendungen noch jederzeit als Sofortsendung zusenden lassen oder zum Vernichten anfordern. Diese Sendungen werden dann natürlich auch nicht archiviert.

Shred ist in allen unseren Tarifen kostenlos enthalten.

Sowohl für die Vernichtung von Briefen als auch von Papierdokumenten fallen keine zusätzlichen Kosten an.

Falls Sie bei der Einrichtung unseres Service die Option ‘Archivieren’ als Aktion nach dem Scannen ausgewählt haben, können Sie trotzdem noch einzelne Sendungen vernichten lassen.

Dazu müssen Sie einfach die gewünschte Sendung im Bereich Shred auswählen und dort die Aktion ‘Vernichten’ anfordern. Die Sendung erscheint dann im Bereich Shred und wird nach 14 Tagen automatisch vernichtet.

Konto & Einstellungen

Da es bei Dropscan keine langfristige Vertragsbindung gibt, können Sie unseren Service jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen.

Dazu melden Sie sich einfach bei Ihrem Dropscan-Konto an, klicken oben rechts auf das Menü und wählen ‘Konto & Einstellungen’ . Unter dem Menüpunkt ‘Konto & Sicherheit’ scrollen Sie ganz nach unten bis zur Überschrift ‘Konto schließen’ und klicken dort auf den entsprechenden Button.

Bitte beachten Sie, dass Sie vorher noch alle bei uns vorliegenden Sendungen entweder vernichten oder sich auf dem Postweg zuschicken lassen müssen.

Bereits in Rechnung gestellte Leistungen (z.B. bei der Nutzung eine Tarifs mit Inklusivvolumen) können Sie natürlich noch bis zum Ende der aktuellen Rechnungsperiode aufbrauchen.

Alternativ können Sie Ihren Tarif auch im Bereich ‘Tarif & Rechnungen’ pausieren. Ihr Dropscan-Konto und alle digitalen Daten bleiben dann erhalten Zu einem späteren Zeitpunkt können Siren Tarif dann ganz einfach reaktivieren.

Ihr Passwort können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos ändern.

Dazu melden Sie sich einfach bei Ihrem Dropscan-Konto an, klicken oben rechts auf das Menü und wählen ‘Konto & Einstellungen’ . Unter dem Menüpunkt ‘Konto & Sicherheit’ scrollen Sie zu ‘Sicherheit > Passwort’ und klicken dort auf den entsprechenden Button.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie einfach hier oder bei der Anmeldung zu Ihrem Dropscan-Konto auf den Link „Passwort vergessen?”. Nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse schicken wir Ihnen einen Link, mit dem Sie das Passwort zurücksetzen und wieder auf Ihr Konto zugreifen können.

Ihre Bankverbindung können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos ändern.

Dazu melden Sie sich einfach bei Ihrem Dropscan-Konto an, klicken oben rechts auf das Menü und wählen ‘Konto & Einstellungen’ . Unter dem Menüpunkt ‘Konto & Sicherheit’ scrollen Sie zu ‘Bankverbindung’ und klicken dort auf den entsprechenden Button.

Ab dem Zeitpunkt der Änderung werden alle zukünftigen Lastschrifteinzuüge von uns mit der neuen Bankverbindung durchgeführt.

Bitte beachten Sie folgendes:

Lastschriften nur von Konten bei europäischen Banken einziehen können, die am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen. Im Zweifelsfall setzen Sie sich bitte mit Ihrer Bank in Verbindung und erkundigen Sie sich ob SEPA-Lastschriften möglich sind.
Der Lastschrifteinzug erfolgt immer von der Bankverbindung, die auf Ihrer monatlichen Rechnung angegeben ist. Sollte dies einmal nicht gewünscht sein, setzen Sie sich bitte unverzüglich nach Erhalt der Rechnung mit uns in Verbindung. Ggfs. können wir den Lastschrifteinzug dann noch stoppen und von einer anderen Bankverbindung vornehmen.

Ihre E-Mail-Adresse können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos ändern.

Dazu melden Sie sich einfach bei Ihrem Dropscan-Konto an, klicken oben rechts auf das Menü und wählen ‘Konto & Einstellungen’ . Unter dem Menüpunkt ‘Konto & Sicherheit’ scrollen Sie bis zu ‘E-Mail-Adresse’ und klicken dort auf ‘Ändern’.

Nachdem Sie sich bei Ihrem Dropscan-Konto angemeldet haben, klicken Sie oben rechts auf Einstellungen und wählen dann den Menüpunkt Konto aus. Zum Ändern Ihrer E-Mail Adresse befolgen Sie die nachfolgenden Schritte:

Geben Sie dann die neue E-Mail-Adresse sowie ihr Ihr aktuelles Passwort ein und klicken Sie auf ‘Ändern’.

Anschließend senden wir Ihnen eine Nachricht an die neue E-Mail-Adresse. Dort finden Sie einen Bestätigungs-Link den Sie bitte anklicken, um die Änderung abzuschließen.

Bitte beachten Sie:

Nach erfolgter Änderung können Sie sich nur noch mit der neuen E-Mail-Adresse bei Ihrem Dropscan-Konto anmelden.

Ihre Rechnungsadresse können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos ändern.

Dazu melden Sie sich einfach bei Ihrem Dropscan-Konto an, klicken oben rechts auf das Menü und wählen ‘Konto & Einstellungen’ . Unter dem Menüpunkt ‘Konto & Sicherheit’ scrollen Sie zur Überschrift ‘Rechnungsadresse’ und klicken dort auf den Button ‘Ändern’.

Alle zukünftigen Rechnungen werden dann mit der neuen Rechnungsadresse ausgestellt.

Bitte beachten Sie, dass wir von Ihnen eine gültige Rechnungsadresse benötigen, also Ihren tatsächlichen Wohn- oder Firmensitz. Ihre Scanbox-Adresse können Sie nicht als Rechnungsadresse angeben.

Integrationen & Workflows

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit einem S3 Cloud-Storage von Amazon Web Services (AWS). Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem AWS S3-Bucket teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei AWS, in dem Sie einen S3 Storage Bucket aufgesetzt haben. Dies können Sie jederzeit bei Amazon Web Services einrichten.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf das Menü und gehen unter Workflows & Services auf Services.
Wählen Sie AWS S3-Bucket unter dem Menüpunkt Verfügbare Services aus.
Tragen Sie in die folgenden Felder Ihre AWS-Zugangsdaten ein.
Zuletzt geben Sie noch den Namen des AWS S3-Buckets ein.
Klicken Sie auf Einrichten.

Bitte beachten Sie, dass der Nutzerzugriff autorisiert sein muss für die S3-Operation s3:PutObject.

Mehr Informationen zu den Zugriffsrechten für AWS S3-Buckets können Sie in diesem Artikel über Bucket-Richtlinien von AWS S3 nachlesen.

Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem AWS S3-Bucket ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Ihre digitalen Dokumente werden in folgender Ordnerstruktur im S3-Bucket gespeichert: /Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem AWS S3-Bucket her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit einem Storage Container von Microsoft Azure. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente auf Anforderung oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem Azure Storage Container teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Microsoft Azure, in dem Sie einen Storage Container aufgesetzt haben. Dies können Sie jederzeit bei Microsoft Azure einrichten.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf das Menü und gehen unter Workflows & Services auf Services.
Wählen Sie Azure Storage Container unter dem Menüpunkt Verfügbare Services aus.
Tragen Sie in die folgenden Felder Ihre Azure-Zugangsdaten (Account Name und Access Key) ein.
Zuletzt geben Sie noch den Namen des Azure Storage Containers ein.
Klicken Sie auf Einrichten.

Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration haben, finden Sie Ihrem Azure Container ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Ihre digitalen Dokumente werden in folgender Ordnerstruktur im Azure Container gespeichert: /Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Azure Container her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von AMAGNO. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem AMAGNO-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei AMAGNO.

AMAGNO stellt aktuell keine Programmierschnittstelle (API) für eine direkte Anbindung zur Verfügung. Sie können Ihre digitalen Dokumente aber einfach per E-Mail mit AMAGNO teilen:

Richten Sie bei AMAGNO den automatischen E-Mail Import via IMAP ein und notieren Sie sich die eingestellte E-Mail Adresse.

Eine bebilderte Schritt-für-Schritt Anleitung sowie ein Hilfevideo zur genauen Einrichtung finden Sie im Hilfebereich von AMAGNO.

Teilen von Dokumenten

Ihre digitalen Dokumente können Sie manuell oder automatisch mit AMAGNO per E-Mail teilen. Detaillierte Information finden Sie in diesen Hilfeartikeln:

Wir versenden nur digitale Dokumente mit maximal 10 MB Dateigröße per E-Mail. Falls die Scans einer Sendung dieses Limit überschreiten, werden Sie von uns per E-Mail benachrichtigt.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Cloud-Storage von Box.com. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem Box-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Box.com.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf das Menü und gehen unter Workflows & Services auf Services.
Wählen Sie Box unter dem Menüpunkt Verfügbare Services aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einrichten.
Sie werden auf die Seite von Box.com weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren Zugangsdaten von Box.com an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem Box.com Cloud Storage ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Ihre digitalen Dokumente werden in folgender Ordnerstruktur in Box.com gespeichert: /Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Box.com-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit BuchhaltungsButler. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem BuchhaltungsButler-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei BuchhaltungsButler.

Weiterhin benötigen Sie einen API-Zugang sowie einen API-Key von Buchhaltungsbutler.

Den API-Zugang aktivieren Sie in Ihrem BuchhaltungsButler-Account unter ‘Firmendaten’ im Reiter ‘API-Zugang’.
Nachdem Sie die API aktiviert haben, finden Sie an derselben Stelle Ihren ‘API-Key’. Diesen kopieren Sie bitte in die Zwischenablage. Sie benötigen ihn zur Einrichtung der Integration bei Dropscan.

Bei weiteren Fragen zum API-Key und zur Einrichtung des API-Zugangs von BuchhaltungsButler wenden Sie sich bitte an den Support von BuchhaltungsButler.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf das Menü und gehen unter Workflows & Services auf Services.
Wählen Sie Buchhaltungsbutler unter dem Menüpunkt Verfügbare Services aus.
Geben Sie Ihren BuchhaltungsButler API-Key in dem Eingabefeld ein und bestätigen diesen mit Einrichten.

Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem Konto bei BuchhaltungsButler ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem BuchhaltungsButler-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit der Buchhaltungssoftware von CANDIS. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem CANDIS-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei CANDIS.

CANDIS stellt aktuell keine Programmierschnittstelle (API) für eine direkte Anbindung zur Verfügung. Sie können Ihre digitalen Dokumente aber einfach per E-Mail mit CANDIS teilen:

Bei Einrichtung Ihres CANDIS-Kontos wurde Ihnen eine individuelle Email-Adresse zugewiesen, mit der Sie gescannte Rechnungen und Belege weiterleiten können.
Ihre persönliche E-Mail-Adresse können Sie jederzeit in Ihrem CANDIS-Konto unter Einstellungen > Mail Sync einsehen. Notieren Sie sich bitte diese E-Mail Adresse.

Teilen von Dokumenten

Ihre digitalen Dokumente können Sie manuell oder automatisch mit CANDIS per E-Mail teilen. Detaillierte Information finden Sie in diesen Hilfeartikeln:

Wir versenden nur digitale Dokumente mit maximal 10 MB Dateigröße per E-Mail. Falls die Scans einer Sendung dieses Limit überschreiten, werden Sie von uns per E-Mail benachrichtigt.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit CenterDevice. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem CenterDevice-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie nur ein Konto bei CenterDevice.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf das Menü und gehen unter Workflows & Services auf Services.
Wählen Sie CenterDevice unter dem Menüpunkt Verfügbare Services aus.
Klicken Sie auf Einrichten.
Sie werden anschließend auf die Seite von CenterDevice weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren Zugangsdaten an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem CenterDevice-Konto ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Sie können beim Teilen (manuell oder automatisch via Workflow) eine Ihrer Collections bei CenterDevice auswählen, in der wir Ihre Dokumente speichern.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem CenterDevice-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit Dropbox. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem Dropbox-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Dropbox.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf das Menü und gehen unter Workflows & Services auf Services.
Wählen Sie Dropbox unter dem Menüpunkt Verfügbare Services aus.
Klicken Sie auf Einrichten.
Sie werden anschließend auf die Seite von Dropbox weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren regulären Zugangsdaten an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration erstellen wir im Ordner ‘Apps’ einen Ordner ‘Scanboxen’. Der Zugriff von Dropscan ist beschränkt auf diesen Ordner.

Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie dort ein erstes Test-Dokument.Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Ihre Scans werden von uns zur besseren Übersicht in einer Ordnerstruktur gespeichert: Apps/Scanboxen/Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Dropbox-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit d.velop documents. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem d.velop-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei d.velop documents.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf das Menü und gehen unter Workflows & Services auf Services.
Wählen Sie d.velop documents unter dem Menüpunkt Verfügbare Services aus.
Geben Sie die URL Ihres d.velop-Servers sowie den API-Key ein.

Ein API-Key muss über dem d.velop Dashboard generiert werden.

Gehen Sie dafür von Ihrem Dashboard aus auf Konfiguration → Infrastruktur und Sicherheit → Anmeldung – Anmeldeoptionen und klicken anschließend auf das Fingerabdruck-Icon. Nun können Sie über das Plus-Icon einen neuen API-Key erzeugen.

Bei Fragen rund um Ihren URL Ihres d.velop-Servers sowie Ihren API-Key wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder den Cloud-Support von d.velop

4. Klicken Sie auf Einrichten. 5. Ihr Dropscan-Konto ist nun mit d.velop documents verbunden.

Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie in der Inbox von d.velop documents ein erstes Test-Dokument. Bei Problemen mit der Einrichtung informieren wir Sie natürlich umgehend.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Konto bei d.velop documents her.

Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Einzelne Dokumente manuell teilen mit der Aktion ‘Teilen’
Alle Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Weitere Informationen zum Teilen von Dokumenten finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit Evernote. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit einem Notizbuch in Evernote teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie nur ein Konto bei Evernote.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie Evernote unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Klicken Sie auf Einrichten.
Sie werden anschließend auf die Seite von Evernote weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren Zugangsdaten von Evernote an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

Sie können beim Teilen manuell oder automatisch (via Workflow) ein Notizbuch auswählen, in dem wir Ihre Dokumente speichern. Alle Dokumente versehen wir außerdem mit dem Label bzw. Tag ‘Dropscan’.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Evernote-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit der Software für einfache Buchhaltung und Rechnungswesen von FastBill. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem FastBill-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei FastBill.

Weiterhin ist ein sogenannter API-Key von FastBill erforderlich.

Der API-Key wird nur dem Hauptnutzer bei FastBill angezeigt. Weitere Nutzer des FastBill-Kontos müssen diesen ggfs. beim Hauptnutzer erfragen.
Sie finden den API-Key in Ihrem FastBill-Konto unter Einstellungen > Übersicht > API-Key. Diesen kopieren Sie bitte in die Zwischenablage. Sie benötigen ihn zur Einrichtung der Integration bei Dropscan.

Bei Fragen rund um Ihren API-Key von FastBill wenden Sie sich bitte an den Support von FastBill.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie FastBill unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Geben Sie bitte die E-Mail-Adresse zum Kontozugang des Hauptnutzers ein. Es handelt sich dabei nicht um die von FastBill bereitgestellte Inbox-E-Mail im Format @inbox.fastbill.com.
Geben Sie nun den API-Key von FastBill ein.
Klicken Sie auf Einrichten.

Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem FastBill-Konto ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem FastBill-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Cloud-Storage von fileee. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem fileee-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie nur ein Konto bei fileee.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie fileee unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Klicken Sie auf Einrichten.
Sie werden anschließend auf die Seite von fileee weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren fileee Zugangsdaten an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem fileee-Konto ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem filee-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit der Software zur Rechnungsverwaltung von GetMyInvoices. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem GetMyInvoices-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei GetMyInvoices.

Weiterhin ist ein sogenannter API-Token von GetMyInvoices erforderlich.

Sie finden den API-Token in Ihrem GeyMyInvoices-Konto im Menü oben rechts unter API-Zugriff. Diesen kopieren Sie bitte in die Zwischenablage. Sie benötigen ihn zur Einrichtung der Integration bei Dropscan.

Bei Fragen zum Abruf Ihres GetMyInvoices API-Tokens wenden Sie sich bitte an den Support von GetMyInvoices.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie GetMyInvoices unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Tragen Sie bitte den API-Token ein, den Sie aus Ihrem GetMyInvoices-Account, wie oben beschrieben, kopiert haben.
Klicken Sie auf Einrichten.

Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem GetMyInvoices-Konto ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem GetMyInvoices-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Cloud-Storage von Google Drive. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Google Drive teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Google Drive.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie Google Drive unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Klicken Sie auf Einrichten.
Sie werden anschließend auf die Seite von Google weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren regulären Zugangsdaten an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration erstellen wir einen Ordner ‘Dropscan’ in Ihrem Google Drive-Konto. Der Zugriff von Dropscan ist beschränkt auf diesen Ordner.

Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie dort ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Ihre digitalen Dokumente werden von uns zur besseren Übersicht in einer Ordnerstruktur gespeichert: Dropscan/Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Google Drive-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Rechnungswesen-Service Scale-up Accounting von KPMG. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Scale-up Accounting teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie einen Zugang zu Scale-up Accounting , der Ihnen im Rahmen Ihrer Zusammenarbeit mit KPMG zur Verfügung gestellt wird.

Weiterhin benötigen Sie einen sogenannten Konfigurations-Key. Diesen erhalten Sie von Ihrem persönlichen Ansprechpartner bei KPMG.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie KPMG Scale-up Accounting unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Tragen Sie bitte den Konfigurations-Key ein, den Sie von Ihrem KPMG Ansprechpartner erhalten haben.
Klicken Sie auf Einrichten.

Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie dort ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem KPMG Scale-up Accounting her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Cloud-Storage OneDrive von Microsoft. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem Microsoft OneDrive-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Microsoft OneDrive.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie Microsoft OneDrive unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Klicken Sie auf Einrichten.
Sie werden anschließend auf die Seite von Microsoft OneDrive weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren OneDrive-Zugangsdaten an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

Nach Einrichtung der Integration erstellen wir einen Ordner ‘Dropscan’ im Ordner ‘Anwendungen’ Ihres OneDrive-Kontos. Der Zugriff von Dropscan ist beschränkt auf diesen Ordner.

Ihre digitalen Dokumente werden von uns zur besseren Übersicht in einer Ordnerstruktur gespeichert: Anwendungen/Scanboxen/Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie dort ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem OneDrive-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit sevDesk. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem sevDesk-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei sevDesk. Dieses können Sie jederzeit bei sevDesk einrichten.

Einstellungen bei sevDesk

Für die Verwendung der sevDesk-Integration ist ein so genannter API-Token von sevDesk erforderlich.
Rufen Sie in Ihrem sevDesk-Konto Ihren persönlichen API-Token unter Einstellungen > Benutzer bearbeiten ab.

Bei Fragen zum Abruf Ihres sevDesk API-Tokens wenden Sie sich bitte an den Support von sevDesk.

Einstellungen bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie sevDesk unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Geben Sie bitte den API-Token ein, den Sie von sevDesk erhalten haben und bestätigen Sie dies mit Einrichten.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem sevDesk-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Die hochgeladenen Scans werden immer als Beleg für eine Ausgabe in Ihrem sevDesk-Konto hinterlegt.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit Ihrem eigenen SFTP-Server. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit einem SFTP-Server teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie einen eigenen SFTP-Server sowie dessen öffentlich zugängliche Adresse in Form eines Hostnamens (z. B. sftp.example.com) oder einer IP-Adresse (z. B. 93.184.216.34).

Weiterhin benötigen Sie ein Benutzerkonto für diesen SFTP-Server sowie den dazugehörigen Benutzernamen und das Passwort. Das Konto muss über Rechte für den Schreibzugriff auf das gewünschte Serververzeichnis verfügen, das wir für die Speicherung der Dokumente verwenden sollen.

Bitte kontaktieren Sie Ihren System-Administrator bei Fragen zur Einrichtung eines Benutzerskontos für Ihren SFTP-Server.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie SFTP-Server unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Tragen Sie unter Server die öffentlich zugängliche Adresse Ihres SFTP-Servers ein, wahlweise als Hostname oder IP-Adresse. Optional können Sie auch einen Port eintragen, sollte dieser für den Zugriff erforderlich sein (z. B. sftp.example.com:1234 oder 93.184.216.34:1234).
Geben Sie unter Absoluter Pfad das von Ihnen gewünschte Verzeichnis auf dem SFTP-Server an, in dem wir Ihre Dokumente ablegen sollen (z. B. /upload/dokumente).
Tragen Sie den Benutzernamen und das Passwort Ihres SFTP-Servers ein.
Klicken Sie auf Einrichten.

Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie dort ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Ihre Scans werden von uns zur besseren Übersicht in einer Ordnerstruktur gespeichert:[Ihr Pfad]/Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem SFTP-Server her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit Trello. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem Trello-Konto teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Trello.

Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie Trello unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einrichten.
Sie werden auf die Seite von Trello weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren Zugangsdaten von Trello an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

Sie können beim Teilen manuell oder automatisch (via Workflow) ein Board auswählen, in dem wir Ihre Dokumente als Anhang einer Karte speichern.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Trello-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit Ihrem eigenen WebDAV-Server. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem WebDAV-Server teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie einen eigenen WebDAV-Server sowie dessen öffentlich zugängliche Adresse in Form eines Hostnamens (z. B. sftp.example.com) oder einer IP-Adresse (z. B. 93.184.216.34).

Weiterhin brauchen Sie einen Benutzer für diesen WebDAV-Server sowie dessen Name und Passwort. Er muss über Rechte für Schreibzugriff auf das gewünschte Serververzeichnis verfügen, welches wir für die Speicherung der Dokumente verwenden sollen.

Damit Dropscan Ihre Scans auf Ihren WebDAV-Server hochladen kann, werden Zugangsdaten benötigt. Aktuell unterstützen wir die Authentifizierung mittels Benutzername und Passwort. Der verwendete Benutzer benötigt Schreibzugriff auf das von Ihnen angegebene Ordner- bzw. Serververzeichnis.

Bitte kontaktieren Sie Ihren Administrator bei weiteren Fragen zur Einrichtung eines Benutzerskontos für Ihren WebDAV-Server.

Einstellungen bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie WebDAV-Server unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Tragen Sie den Benutzernamen und das Passwort Ihres WebDAV-Servers ein.
Tragen Sie unter Server die öffentlich zugängliche Adresse Ihres WebDAV-Servers ein. Sie können wahlweise einen Hostnamen (z. B. webdav.example.com) oder eine IP-Adresse (z. B. 93.184.216.34) eintragen. Optional können Sie auch einen Port eintragen, sollte dieser erforderlich sein (z. B. webdav.example.com:1234 oder 93.184.216.34:1234).
Bestätigen Sie die Eingabe mit Einrichten.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem WebDAV-Server her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Ihre Scans werden von uns zur besseren Übersicht in einer Ordnerstruktur gespeichert:[Ihr Pfad]/Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]

Webhooks ermöglichen anderen Systemen, über eine einfache technische Schnittstelle Dokumente zu empfangen und dort weiter zu verwenden.

Voraussetzungen

Für die Verwendung für Webhooks benötigen Sie einen Web-Server, der die von uns gemachten Anfragen laut der folgenden Spezifikation verarbeiten kann:

Der Upload erfolgt ausschließlich über HTTPS.

Jeder Scan wird via POST-Anfrage als multipart/form-data Payload mit zwei Teilen geliefert: Die Binärdatei ‘document’ und einen ‘meta’-Teil, der sendungsrelevante Daten (JSON) enthält.

Als Antwort wird ein 20X-Status erwartet. Der Content-Type wird nicht geprüft.

Beispiel für eine angedeutete Anfrage:

--DropscanBoundary

Content-Disposition: form-data; name="metadata"; filename="metadata.json" Content-Length: 15

Content-type: application/json

Content_Transfer-Encoding: binary {"uuid":"de5ebcea-e509-44a8-b7e1-c429f4f75b1e", scanbox_id: 1234, scanned_at: }

--DropscanBoundary

Content-Disposition: form-data; name="document"; filename="scan.pdf"

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Einrichtungsschritte bei Dropscan

Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.
Wählen Sie Webhook unter dem Menüpunkt Integrationen aus.
Tragen Sie die Webhook-URL ein, an die wir die Dokumente versenden sollen.
Klicken Sie auf Einrichten.

Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung senden wir ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

Nächste Schritte

Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Webhook-Server her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

Dokumente manuell teilen
Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

Informationen dazu finden Sie hier.

Verbinden Sie Ihre Scanbox mit der PDF-Box von Mr-Money. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrer PDF-Box teilen.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie einen Account bei PDF-Box von Mr-Money.

PDF-Box stellt aktuell keine Programmierschnittstelle (API) für eine direkte Anbindung zur Verfügung. Sie können Ihre digitalen Dokumente aber einfach per E-Mail mit PDF-Box teilen:

Richten Sie bei PDF-Box unter Einstellungen eine individuelle persönliche E-Mail-Adresse für den Dokumenten-Import ein.
Kopieren Sie sich diese E-Mail-Adresse für die Einrichtung der E-Mail-Integration bei Dropscan.

Eine gültige E-Mail Adresse für den Import liegt im Format import-[xxxxx]@pdf-box.de vor.

Teilen von Dokumenten

Ihre digitalen Dokumente können Sie manuell oder automatisch mit PDF-Box per E-Mail teilen. Detaillierte Information finden Sie in diesen Hilfeartikeln:

Wir versenden nur digitale Dokumente mit maximal 10 MB Dateigröße per E-Mail. Falls die Scans einer Sendung dieses Limit überschreiten, werden Sie von uns per E-Mail benachrichtigt.

Sicherheit & Datenschutz

Gerne würden wir jedem unserer Kunden das hochautomatisiertes Produktionszentrum von Dropscan persönlich vorführen.

Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen haben jedoch nur die Mitarbeiter der Dropscan GmbH Zutritt zu unserem Produktionszentrum. Eine Besichtigung unseres Scanzentrums ist daher für Externe nicht möglich.

Die 2FA ist einer der effizientesten Methoden, um Dritten den Zugriff auf das eigene Konto zu verwehren. “Zwei-Faktor” bezieht sich dabei darauf, dass neben der klassischen Kombination aus E-Mail-Adresse und Passwort noch ein Einmal-Passwort für den Zugriff auf das Konto benötigt wird. Dafür gibt es unterschiedliche Verfahren: Üblich sind SMS, E-Mail oder die Generierung durch eine separate, einfach strukturierte Authentifizierungs-App.

Wir haben uns mit der letztgenannten Variante für das modernste und sicherste Verfahren entschieden. Dabei wird das Smartphone durch eine App, die den offenen TOTP-Standard (Time-based One-Time Password) unterstützt, zum ganz persönlichen Schlüssel.

Ja, Sie können auch mehrere Mobilgeräte für die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden. Dafür müssen Sie im Aktivierungsprozess den QR-Code mit allen Geräten in der Authentifizierungs-App scannen oder den angezeigten TOTP-Code eingeben.

Tarife & Preise

Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit unseren Service kostenlos zu testen. Dazu müssen Sie sich lediglich mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort registrieren. Wir richten dann ein Dropscan-Konto für Sie ein und stellen Ihnen in einer Demo-Scanbox einige Beispielsendungen zu Verfügung, mit denen Sie sämtliche Funktionen von Dropscan (z.B. das Öffnen & Scannen, Weiterleiten oder Vernichten von Sendungen) sofort ausprobieren und testen können.

Kosten entstehen für Sie erst, wenn Sie eine persönliche Scanbox einrichten für den Empfang Ihrer eigenen Sendungen. Dabei ist es abhängig vom gewählten Tarif, wofür Kosten anfallen:

Beim Pay-As-You-Go Tarif wird der Tarifpreis zu Beginn der Rechnungsperiode in Rechnung gestellt. Zusätzliche Kosten fallen erst dann an, wenn Sie eingegangen Sendungen öffnen & scannen lassen, die einzelnen Sendungen länger als 14 Tage bei uns archivieren oder sich Ihre Post weiterleiten lassen

Auch bei den Tarifen mit Inklusivvolumen wird der Paketpreis zu Beginn der Rechnungsperiode in Rechnung gestellt. Falls Sie über das Inklusivvolumen hinausgehende Leistungen in Anspruch nehmen, werden diese am Ende der Rechnungsperiode abgerechnet.

Als gewerblicher Kunde nutzen Sie unseren Service, wenn die Post oder die Unterlagen, die wir für Sie bearbeiten, Ihrem Unternehmen, Ihrer unternehmerischen oder freiberuflichen Tätigkeit zuzuordnen sind.

Dies ist insbesondere auch dann der Fall, wenn Sie eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer benötigen, um die Ausgabe steuerlich absetzen zu können.

In allen anderen Fällen nutzen Sie uns als Privatkunde.

Bei Dropscan zahlen Sie ganz einfach und sicher per SEPA-Lastschrift.

Wenn Sie Ihre Scanbox einrichten, haben Sie die Möglichkeit uns Ihre Bankverbindung mitzuteilen. Alle eingegebenen Daten werden über eine verschlüsselte Verbindung an uns übertragen und sicher gespeichert.

Die monatlichen Rechnungsbeträge werden dann automatisch per SEPA-Lastschrift von dem bei uns hinterlegten Bankkonto eingezogen. Den genauen Zeitpunkt des Lastschrifteinzugs teilen wir Ihnen auch in der E-Mail mit, die Sie immer zu Beginn der monatlichen Rechnungsperiode erhalten.

Bitte beachten Sie, dass wir Lastschriften nur von Konten bei europäischen Banken einziehen können, die am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen. Im Zweifelsfall setzen Sie sich bitte mit Ihrer Bank in Verbindung und erkundigen Sie sich ob SEPA-Lastschriften möglich sind.

Gewerblichen Kunden ermöglichen wir auf Anfrage gerne auch die Zahlung per Überweisung.

Sie können Ihren aktuellen Tarif jederzeit pausieren. Es fallen dann keine weiteren Kosten mehr für Sie an. Sie behalten weiterhin Zugriff auf alle bereits empfangenen Sendungen und Scans in Ihrem Dropscan-Konto.

Zum Pausieren Ihres Tarifs gehen Sie in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos zum Bereich ‘Tarif & Rechnungen’ und klicken dort auf ‘Tarif pausieren’.

Bitte beachten Sie, dass wir nach dem Pausieren Ihres Tarifs keine eingehenden Sendungen mehr für Sie in Empfang nehmen. Falls doch noch Briefe bei uns zugestellt werden, gehen mit dem Vermerk “Empfänger unbekannt” an den Zusteller zurück. Dies ist insbesondere bei einem bestehenden Nachsendeauftrag relevant.

Je nach gewähltem Paket werden unsere Leistungen entweder einzeln abgerechnet (Pay as you go-Tarif) oder mit einem monatlichen Inklusivvolumen (Flat-Tarif).

Bei den Flat-Tarifen erhalten Sie für einen monatlichen Betrag eine bestimmte Anzahl an Leistungen zu einem günstigeren Preis im Vergleich zum Pay as you Go-Tarif. Falls Sie einmal Leistungen über das Inklusivvolumen hinaus in Anspruch nehmen, werden diese einzeln abgerechnet.

Unsere Leistungen rechnen wir immer monatlich an dem Tag ab, an dem Sie Ihre Scanbox eingerichtet haben. An diesem Tag erhalten Sie Ihre Rechnung von uns per E-Mail zugeschickt.

Zusätzlich können Sie sich diese auch jederzeit in Ihrem Dropscan-Konto herunterladen. Sie finden diese in den Einstellungen unter dem Menüpunkt ‘Rechnungen’.

Glossar

Mit Aktionen fordern Sie bei Ihren Sendungen bestimmte Leistungen an, die wir für Sie durchführen sollen (z. B. Öffnen & Scannen, Vernichten oder Weiterleiten einer Sendung).

Archivierung ist die langfristige und sichere Aufbewahrung Ihrer physischen Briefe und Papierdokumente.

Aufbewahrung ist die kurzfristige Lagerung Ihrer Sendungen bei uns.

Je nach gewähltem Tarif ist die Aufbewahrung entweder 14 oder 90 Tage kostenlos inklusive.

Eine Bindung ist eine feste Bindung eines Dokumentes. Dies kann beispielsweise bei Broschüren eine Rückstichheftung oder bei Katalogen und Büchern eine Klebebindung sein. Eine Bindung kann nicht einfach entfernt und wieder angebracht werden.

Ein Blatt ist ein einzelnes Blatt Papier.

Eine lose Blattsammlung ist ein Stapel von mehreren Blättern Papier, die nicht geklammert oder geheftet sind.

Ein Brief ist eine Sendungsart, in der sich ein oder mehrere Papierdokumente befinden.

Eine Datei ist ein Behälter für digitale Informationen. Ihre Scans bzw. die digitalen Dokumente speichern wir immer im Format PDF/A für die revisionssichere Archivierung.

Beim Dateinamen handelt es sich um die Benennung der Datei, in der Ihre Scans gespeichert sind.

Ein digitales Dokument ist das elektronische Gegenstück zu einem Papierdokument. Es wird in einer Datei gespeichert und hat eine oder mehrere Seiten.

Bei einem Dokument handelt es sich im einfachsten Fall um ein einzelnes Blatt Papier. Bei diesem scannen wir sowohl die Vorder- als auch die Rückseite (falls bedruckt) und speichern beide Seiten zusammen in eine Datei.

Mehrere Blätter, die mit einer Büro- oder Tackerklammer zusammengeheftet sind, erkennen wir als ein zusammengehörendes Dokument. Auch hier scannen wir alle Seiten und speichern sie zusammen in eine Datei.

DPI steht für “dots per inch” und bezeichnet die digitale Auflösung, mit der ein Papierdokument gescannt wurde.

Bei einem Einschreiben wird der Absender über die Zustellung der Sendung informiert.

Sie können mit Ihrer Scanbox alle Arten von Einschreiben empfangen. Einzige Ausnahme sind sogenannte eigenhändige Einschreiben, die nur dem Empfänger persönlich gegen Vorlage eines Ausweises zugestellt werden. Diese werden auch nicht vom Nachsendeauftrag erfasst, sondern weiterhin an Ihren Wohn- oder Firmensitz zugestellt.

Ein Einzugsscanner ist ein Scanner, bei dem ein Stapel von losen Blättern automatisch eingezogen und gescannt wird. Jegliche Art von Klammern, Heftern oder Bindungen müssen daher vor dem Scannen entfernt werden.

Ein Empfänger ist eine Person oder ein Unternehmen, für die wir Sendungen in Empfang nehmen bzw. für die Sendungen bei uns zugestellt werden können.

Empfangen bezeichnet die Zustellung und die Bereitstellung der Sendungen in Ihrer Scanbox.

Nach der Zustellung haben alle eingegangenen Sendungen zuerst den Status ‘Empfangen’.

Bei einem Flachbettscanner werden die Papierdokumente manuell auf eine Glasscheibe gelegt und gescannt.

Wir setzen Flachbettscanner immer dann ein, wenn das Dokument mit einer Bindung versehen ist, die nicht entfernt werden darf (z. B. bei einem Notarvertrag mit Siegel) oder wenn sich auf dem Dokument Kreditkarten oder Ähnliches befinden, die nicht im Einzugsverfahren gescannt werden können.

Ein Hefter ist ein Behälter zur Aufbewahrung von Dokumenten, die fest abgeheftet sind (z. B. Schnellhefter oder Heftstreifen). Im Gegensatz zu einer Bindung können Dokumente aus einem Hefter entnommen und nach dem Scannen wieder abgeheftet werden.

Eine Hülle ist ein Behälter, in den Dokumente lose eingelegt werden können. Beispiele sind Klarsicht- oder Prospekthüllen.

Eine Integration ist die Verknüpfung Ihrer Scanbox mit einem externen Service. Die Scans Ihrer Sendungen werden damit manuell oder automatisch an den externen Service übertragen und können dort weiter bearbeitet werden.

Eine Klammer ist eine Heft- oder Büroklammer, mit der mehrere Blätter Papier zusammengeheftet werden.

Mit Ihrem Dropscan-Konto haben Sie online Zugriff auf Ihre Scanbox(en), Sendungen und Scans.

MRC-Kompression ist ein verlustfreies Kompressionsverfahren, das wir zur Komprimierung der Scans einsetzen. Damit verbrauchen Ihre Scans möglichst wenig Speicherplatz. Gleichzeitig bleibt die Qualität gleichbleibend hoch.

Ein Nachsendeauftrag ist ein Service, mit dem Sie Ihre gesamte Briefpost von Ihrem Unternehmens- oder Wohnsitz an Ihre Scanbox-Adresse automatisch weiterleiten lassen können. Die Deutsche Post AG und andere privater Postzusteller bieten einen Nachsendeauftrag an.

OCR ist der Prozess der Texterkennung, den alle Scans bei uns durchlaufen. Sie erhalten damit im Volltext durchsuchbare PDF/A-Dateien.

Öffnen & Scannen ist eine Aktion, mit der Sie das Öffnen einer physischen Sendung und das Scannen der enthaltenen Dokumente in Ihrer Scanbox anfordern.

Sobald die angeforderte Aktion erledigt ist, werden Sie von uns per E-Mail informiert. Sie finden die Sendung dann in der Kategorie ‘Gescannt’.

Mit Ordner bezeichnen wir einen Akten-, Leitz- oder Briefordner für die Aufbewahrung von Dokumenten. In der Schweiz wird er auch Bundesordner genannt.

Ein Paket ist eine Sendungsart, die wir beim Eingang automatisch erkennen und Sie darüber informieren.

PDF (Portable Document Format) ist das Dateiformat, in das wir alle Scans speichern.

PDF/A ist ein PDF-Dateiformat, das die revisionssichere Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten ermöglicht.

Mit PDFpro bezeichnen wir PDF-Dateien, deren Inhalt durch einen Texterkennungsprozess (OCR) vollständig durchsuchbar ist.

Sie können damit über die Suchfunktion Ihres Systems nach einzelnen Dokumenten suchen. So können Sie sich beispielsweise mit ‘Kontoauszug’ alle Kontoauszüge Ihrer Hausbank anzeigen lassen.

Ein PIN-TAN-Brief ist ein Brief in einer Sendung, der speziell verschlossen ist und in dem sich vertrauliche Zugangsinformationen befinden. Aus Sicherheitsgründen werden PIN-TAN-Briefe von uns nur auf explizite Anforderung geöffnet und gescannt.

Bei einer Plastikkarte kann es sich beispielsweise um eine Kredit- oder Versicherungskarte handeln. Diese ist meistens auf einem Anschreiben aufgeklebt.

Dokumente mit einer Karte werden von uns ausschließlich auf einem Flachbettscanner manuell gescannt. Damit stellen wir sicher, dass die Karte nicht beschädigt wird.

Wenn Sie sich Sendungen weiterleiten lassen, senden wir Ihnen diese in einer Sammelsendung. Die Versandart ist DHL Paket. Wir empfehlen bei dringenden Fällen DHL Express.

Ein Scan ist das digitale Abbild eines physischen Dokuments.

Die Scanbox-Adresse ist die individuelle Postanschrift Ihrer Scanbox. Diese hat immer das folgende Format:

Empfängername (Person oder Firma)
Scanbox #(fünfstellige individuelle Nummer)
Ehrenbergstr. 16a
10245 Berlin

Sie erhalten Ihre Scanbox-Adresse sofort nach der Buchung eines Tarifs.

Die Scanbox ist Ihr digitales Postfach bei Dropscan. Per Scanbox-Adresse (Postanschrift) empfangen Sie hier Ihre Sendungen. Der Zugriff auf die Scanbox erfolgt über Ihr Dropscan-Konto. Wir stellen Ihnen alle eingehenden Sendungen innerhalb von zwei Stunden in Ihrer Scanbox zur Verfügung.

Eine Seite ist die Vorder- und/oder Rückseite eines Blatts. Wir scannen immer beide Seiten. Unbedruckte Seiten werden dabei automatisch entfernt und nicht berechnet.

Eine Sendung ist eine einzeln frankierte und adressierte Sendung, die an Ihre Scanbox-Adresse zugestellt wurde. Das können Postkarten, Briefe, Zeitschriften, Kataloge, Päckchen oder Pakete sein.

Wir stellen alle Sendungsarten innerhalb von zwei Stunden nach Zustellung in Ihrer Scanbox zur Verfügung.

Siegel und Ösen sind spezielle Bindungsarten. Diese kommen insbesondere bei juristischen Dokumenten wie notariell beglaubigten Verträgen und Urkunden zum Einsatz.

Siegel und Ösen werden von uns nicht entfernt. Wir scannen auf Anforderung das gesamte Dokument manuell auf einem Flachbettscanner. Damit bleibt die Integrität des Dokumentes erhalten.

Eine Spezialbindung wird vor allem bei juristischen Dokumenten (z. B. Gerichtsakten) verwendet.

Wir entfernen diese Bindung auf Anforderung und bringen diese nach dem Scannen wieder an. Das Dokument wird dadurch in seinen Originalzustand zurückversetzt.

Vernichten ist eine Aktion, mit der Sie die datenschutzkonforme Vernichtung einer physischen Sendung in Ihrer Scanbox anfordern.

Wir verschicken alle Sammelsendungen mit der Versandart DHL Paket. In besonders dringenden Fällen empfehlen wir den Versand per DHL Express.

Eine Ware bezeichnet den Inhalt einer Sendung, bei dem es sich nicht um Papierdokumente handelt.

Weiterleiten ist eine Aktion, mit der Sie die postalische Weiterleitung einer physischen Sendung in Ihrer Scanbox anfordern.

Ein Workflow ist eine Regel, mit der Aktionen automatisch ausgeführt werden. Sie können damit das Öffnen und Scannen, das Vernichten oder die Weiterleitung von Sendungen auf dem Postweg automatisieren.

Workflows werden in den Einstellungen ihres Dropscan-Kontos eingerichtet.

Eine Zeitschrift oder ein Katalog sind spezielle Sendungsarten, die wir beim Posteingang erkennen und Sie darüber informieren.

Ihre Frage wurde nicht beantwortet?

Unser Team ist montags bis freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr persönlich für Sie da.

service@dropscan.de
(0)30 346 493 15

Wie können wir Ihnen helfen?

Häufige Fragen & Antworten

Allgemeines

Was ist Dropscan?

Wie funktioniert Dropscan?

1. Geben Sie die Adresse an andere weiter

2. Richten Sie einen Nachsendeauftrag ein

3. Schicken Sie uns Ihre eigenen Unterlagen

Wer nutzt Dropscan?

Seit wann gibt es den Service von Dropscan?

Kann ich Dropscan kostenlos und unverbindlich testen?

Kann ich Dropscan auch in anderen Ländern nutzen?

Kann ich Dropscan auch in der Schweiz nutzen?

Kann ich Dropscan auch in Österreich nutzen?

Wo finde ich die Dropscan App für mein Smartphone oder Tablet?

Muss ich zusätzliche Software zur Bedienung von Dropscan installieren?

Wie funktioniert das Dropscan Empfehlungsprogramm?

Wird Dropscan mit Investorengeldern finanziert?

Mail

An welchen Tagen wird meine Post bei Dropscan zugestellt und gescannt?

In welcher Auflösung werden meine Papierdokumente gescannt?

Ist die Scanbox-Adresse eine ladungsfähige Adresse?

Kann ich auch Einschreiben mit der Scanbox empfangen?

Kann ich die Scanbox-Adresse im Impressum einer Webseite angeben?

Kann ich meine Sendungen bei Ihnen abholen?

Was muss ich bei der Einrichtung eines Nachsendeauftrags beachten?

Wichtiger Hinweis

Was passiert wenn sich weitere Briefe in einer Sendung befinden?

Wie kann ich einen Nachsendeauftrag einrichten?

1. Auswahl Art & Dauer des Nachsendeauftrags

2. Auftraggeber & Adressen eingeben

3. Hinweis am Briefkasten anbringen

Hilfe bei Problemen

Wie lautet die Adresse meines digitalen Postfachs?

Scanbox-Nummer

Empfänger

Wie schnell werden meine Briefe gescannt?

Wie werde ich benachrichtigt wenn Briefe an meiner Scanbox eingegangen sind?

Wie werde ich informiert wenn Briefe gescannt wurden?

Wie werden Sendungen mit Bank-, Kredit- oder Versicherungskarten gescannt?

Wie kann ich einen Empfängernamen meines Postfachs ändern?

Wie werden Dokumente mit Siegel oder Ösung gescannt (z.B. Notar- oder Gerichtsunterlagen)?

Paper

Was ist der Service Paper?

Was kostet der Service Paper?

In welcher Auflösung werden meine Papierdokumente gescannt?

Kann ich auch Bücher bei Dropscan digitalisieren lassen?

Kann ich auch Fotos bei Dropscan digitalisieren lassen?

Kann ich meine Unterlagen bei Ihnen vorbeibringen?

An welche Adresse schicke ich die Papierdokumente zum Scannen?

Wie werden Dokumente mit Siegel oder Ösung gescannt (z.B. Notar- oder Gerichtsunterlagen)?

Cloud

Was ist die Cloud?

Was ist OCR?

Was kostet die Cloud?

Was ist PDFpro? Was sind durchsuchbare PDF-Dateien?

Wie kann ich alle Scans aus meiner Scanbox herunterladen?

Wie kann ich die Scans auf meinem Rechner verwalten?

Unter Windows

Auf dem Mac

Auf dem iPad / iPhone

In der Cloud

Wie kann ich die Scans mehrerer Blätter in einer PDF-Datei erhalten?

Wie kann ich digitale Dokumente mit einer Integration teilen?

Manuelles Teilen einzelner Dokumente

Einstellungen für automatisches Teilen mit einer Integration

Wie kann ich meine PDFpro-Dateien durchsuchen?

Wie werden die PDF-Dateien meiner Scans benannt?

Wieviele Dateien erhalte ich nach dem Scannen meiner Unterlagen?

Vault

Was ist der Service Vault?

Wie funktioniert der Vault?

Was kostet der Vault für Unternehmen?

Wie lange werden Sendungen im Vault archiviert?

Wie kann ich einzelne Sendungen manuell archivieren?

Wie kann ich Sendungen im Vault vernichten?

Wie kann ich mir alle Sendungen im Vault zusenden lassen?

Ship

Was passiert wenn meine Sammelsendung nicht zugestellt werden konnte?

Wie kann ich Sendungen an mich oder andere weiterleiten?