Sicherheit & Datenschutz

Alle Informationen rund um die Themen Sicherheit und Datenschutz bei Dropscan.

  • Kann man das Scanzentrum von Dropscan besichtigen?

    Gerne würden gerne wir jedem unserer Kunden das hochautomatisiertes Produktionszentrum von Dropscan persönlich vorführen.

    Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen haben jedoch nur die Mitarbeiter der Dropscan GmbH Zutritt zu unserem Produktionszentrum. Eine Besichtigung unseres Scanzentrums ist daher für Externe nicht möglich.

  • Was ist eine Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten (AV-Vertrag)?

    Bei der Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten (sog. "Auftragsverarbeitungsvertrag" oder einfach AV-Vertrag) handelt es sich um eine der Maßgaben (konkret Artikel 28) der am 25. März 2018 europaweit eingeführten Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

    Der Begriff "Auftragsverarbeitung" umschreibt eine Vertragsbeziehung, bei dem der für die Verarbeitung von Daten Verantwortliche (d.h. jeweils unsere Kunden) ein anderes Unternehmen mit der Verarbeitung dieser Daten beauftragt (das sind wir), wobei der Veranwortliche die Zwecke und die Mittel der Verarbeitung bestimmt.

    Praktisch bedeutet das, dass wir die personenbezogenen Daten, die wir nur deswegen verarbeiten, weil Sie uns diese Daten übermitteln oder offenbaren (z.B. Namen oder Kommunikationen mit Nutzern) nur entsprechend Ihren Vorgaben verarbeiten. Ferner sichern wir zu, diese Daten nicht zu anderen Zwecken zu nutzen und dass Sie jederzeit darüber bestimmen können, ob und wann die Daten gelöscht werden. Ebenso enthält der Vertrag Informations- und Kooperationspflichten zu Ihren Gunsten. Ferner sichern wir Ihnen technische und organisatorische Maßnahmen zu, mit denen wir die von Ihnen erhaltenen Daten verarbeiten (Artikel 32 DSGVO). Ebenfalls erhalten Sie eine Übersicht der von uns eingesetzten Unterauftragnehmer, z.B. unseres Hosting-Dienstleisters.

    Dieser Vertrag verpflichtet uns also zur Einhaltung des Datenschutzes zu Ihren Gunsten und den Gunsten Ihrer Kunden oder Nutzer.

  • Welche Sicherheitsmaßnahmen kommen bei Dropscan zum Einsatz?

    Das Thema Sicherheit und Datenschutz haben für uns oberste Priorität. Daher haben wir ein umfangreiches Paket an Maßnahmen implementiert, um die Sicherheit sowohl Ihrer Sendungen, Unterlagen und Daten zu gewährleisten.

    Eine ausführliche Liste aller Sicherheitsmaßnahmen finden Sie unter Sicherheit und in unserer Datenschutzerklärung.

    In den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos, unter dem Menüpunkt 'Datenschutz' finden Sie weitere Informationen zu diesem Thema. Unter anderem auch eine Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten (AV-Vertrag), die sie dort auch digital unterzeichnen können.

  • Wer liest meine Post bzw. meine Unterlagen?

    Nur Sie, sonst niemand!

    Zuerst einmal können Sie nach Eingang von Sendungen selber entscheiden, ob und welche Sendungen wir öffnen und scannen sollen. Sendungen werden daher niemals ohne Ihre explizite Anforderung geöffnet & gescannt. Damit ist das Briefgeheimnis in optimaler Weise gewährleistet.

    Weiterhin werden Ihre Unterlagen in einem stark automatisierten, softwaregestützten Prozess verarbeitet, der den manuellen Zugriff auf Ihre Dokumente auf ein Minimum reduziert.

    Grundsätzlich werden Sendungen immer in großen Stapeln maschinell verarbeitet und gescannt. Lediglich in Ausnahmefällen und auf ausdrückliche Anforderung des Kunden, erfolgt ein direkter Zugriff auf einzelne Sendungen durch unsere Festangestellten und auf das Datenschutzgeheimnis verpflichteten Mitarbeiter.

    Last but not least: Wir verarbeiten jeden Tag tausende von Sendungen. Da bleibt für unsere Mitarbeiter wirklich keine Zeit zur Lektüre Ihrer Unterlagen!

  • Wie kann ich eine Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten mit Dropscan abschliessen?

    Gemäß Artikel 28 DSGVO bieten wir Ihnen die Möglichkeit eine Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten mit uns abzuschliessen.

    Um dies für Sie so einfach und schnell wie möglich zu machen, haben wir die Möglichkeit geschaffen, den AV-Vertrag elektronisch in Ihrem Dropscan-Konto zu unterzeichnen.

    Sie müssen dazu lediglich in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos den Menüpunkt 'Datenschutz' auswählen', dort können Sie unter der Überschrift 'AV-Vertrag' nach Eingabe des Verantwortlichen den AV-Vertrag mit uns elektronisch akzeptieren und unterzeichnen.

    Sie erhalten sofort nach Unterzeichnung eine digital signierte und rechtsgültige Kopie des AV-Bertrags von uns zur Verfügung gestellt. Eine Unterzeichnugn des AV-Vertrags in Papierform ist nicht notwendig. Falls Sie schon vorab unseren AV-Vertrag einsehen möchten, können Sie sich hier jederzeit ein Ansichtsexemplar herunterladen.

  • Wie sicher ist Dropscan?

    Sicherheit & Datenschutz haben für uns oberste Priorität. Durch unseren softwaregestützten Produktionsprozess ist gewährleistet, daß Sendungen und Unterlagen nicht in die falschen Hände geraten.

    Ihre Unterlagen und Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Wir halten uns strikt an die strengen deutschen Datenschutzgesetze. Alle unsere Mitarbeiter werden intensiv zu allen relevanten Datenschutzthemen geschult.

    Grundsätzlich sind zwei Bereiche beim Thema Sicherheit für uns von großer Bedeutung:

    1. Elektronische Datensicherheit

    Sobald Sie sich in Ihr Dropscan Konto eingeloggt haben, werden sämtlich Daten nur noch über eine verschlüsselte Verbindung (256bit SSL) übertragen. Dieses Verschlüsselungsverfahren verwenden wir auch bei der Datenübertragung zwischen dem Webserver und unserem Produktionszentrum. Dadurch ist gewährleistet, daß keine Ihrer persönlichen Informationen und Dateien in die Hände externer Dritter gelangen.

    2. Physische Datensicherheit

    Auch in unserem Scanzentrum gilt eine hohe Sicherheitsstufe. Der Zugang ist grundsätzlich nur unseren eigenen Mitarbeitern möglich. Ihre Unterlagen verlassen zu keinem Zeitpunkt unsere Räumlichkeiten. Alle unsere Mitarbeiter sind speziell für den Umgang mit vertraulichen und sensiblen Daten geschult.

    Weitere Informationen zu unseren Sicherheitsmaßnahmen finden Sie in unseren Datenschutzbestimmungen und im Bereich Sicherheit.

  • Wo befindet sich das Scanzentrum von Dropscan?

    Unser Scanzentrum befindet sich im Herzen von Berlin. Ihre Unterlagen werden ausschließlich dort entgegengenommen, verarbeitet und verschickt.

  • Wo werden meine Daten gespeichert?

    Ihre personenbezogenen Daten, worunter auch Ihre Scans fallen, werden unter höchsten Auflagen an die Datenschutzbestimmungen auf deutschen Servern gespeichert und nur für den vereinbarten Zweck verwendet. Wir arbeiten ausschließlich mit Dienstleistern zusammen, die mit uns einen gesonderten Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen haben und uns ebenfalls höchste Sicherheit bei der Speicherung und Nutzung der Daten für den von uns festgelegten Zweck verfolgen.

    Weitere, sehr ausführliche Informationen rund um das Thema Datenschutz & Sicherheit finden Sie im Bereich Datenschutz und Sicherheit.

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