Glossar

Eine Liste mit Erklärungen von gängigen Begriffen über den Service von Dropscan.

  • Aktionen

    Mit Aktionen fordern Sie bei Ihren Sendungen bestimmte Leistungen an, die wir für Sie durchführen sollen (z.B. Öffnen & Scannen, Vernichten oder Weiterleiten einer Sendung).

  • Archivierung

    Archivierung ist die langfristige und sichere Aufbewahrtung Ihrer Sendungen und Papierdokumente.

  • Aufbewahrung

    Aufbewahrung ist die kurzfrtistige Lagerung Ihrer Sendungen bei uns.

    Je nach gewähltem Tarif ist die Aufbewahrung Ihrer Sendungen entweder 14 oder 90 Tage kostenlos inklusive.

  • Bindung

    Eine Bindung ist eine feste Bindung eines Dokumentes. Dies kann es z.B. bei Broschüren eine Rückstichheftung oder bei Katalogen und Büchern eine Klebebindung sein. Eine Bindung kann nicht einfach entfernt und wieder angebracht werden.

  • Blatt

    Ein Blatt ist eine einzelnes Blatt Papier.

  • Blattsammlung, lose

    Eine lose Blattsammlung ist ein Stapel von mehreren Blättern Papier die nicht geklammert oder geheftet sind.

  • Brief

    Ein Brief ist eine Sendungsart, in der sich eine oder mehrere Papierdokumente befinden.

  • Datei

    Eine Datei ist ein Behälter für digitale Informationen. Ihre Scans bzw. die digitalen Dokumente speichern wir immer im Format PDF/A für die revisonssichere Archivierung.

  • Dateiname

    Beim Dateinamen handelt es sich um die Benennung der Datei, in der Ihre Scans gespeichert sind.

  • Digitales Dokument

    Ein digitales Dokument ist das elektronische Gegenstück zu einem Papierdokument. Es wird in einer Datei gespeichert und hat ein oder mehrere Seiten.

  • Dokument

    Bei einem Dokument handelt es sich im einfachsten Fall um ein einzelnes Blatt Papier. Bei diesem scannen wir sowohl die Vorderseite, als auch die Rückseite (falls bedruckt) und speichern beide Seiten zusammen in eine Datei.

    Mehrere Blätter, die mit einer Büroklammer oder einer Tackernadel zusammengeheftet sind, erkennen wir als ein zusammengehörendes Dokument. Auch hier scannen wir alle Seiten und speichern sie zusammen in eine Datei.

  • DPI (Auflösung)

    DPI steht für "dots per Inch" und bezeichnet die digitale Auflösung, mit der ein Papierdokument gescannt wurde.

  • Einschreiben

    Ein Einschreiben bezeichnet die Versandart einer Sendung, bei welcher der Absender über die Zustellung der Sendung informiert wird.

    Grundsätzlich können Sie mit Ihrer Scanbox alle Arten von Einschreiben empfangen. Einzige Ausnahmen sind sog. Eigenhändige Einschreiben, die nur dem Empfänger persönlich gegen Vorlage eines Ausweises zugestellt werden können. Diese werden auch nicht vom Nachsendeauftrag erfasst, sondern weiterhin an Ihrem Wohn- oder Firmensitz zugestellt.

  • Einzugsscanner

    Ein Einzugsscanner ist ein Scanner, bei dem ein Stapel von losen Blättern automatisch eingezogen und gescannt wird. Jegliche Art von Klammern, Heftern oder Bindungen müssen daher vor dem Scannen entfernt werden.

  • Empfangen

    Empfangen bezeichnet die Zustellung und die Bereitstellung Ihrer Sendungen in Ihrer Scanbox.

    Nach der Zustellung haben alle eingegangenen Sendungen erst einmal den Status 'Empfangen'.

  • Empfänger

    Ein Empfänger ist eine Person oder ein Unternehmen, für den wir Sendungen in Empfang nehmen bzw. für den Sendungen bei uns zugestellt werden können.

  • Flachbettscanner

    Ein Flachbettscanner ist eine spezielle Art von Scanner, bei dem die Papierdokumente manuell auf einer Glasscheibe aufgelegt und gescannt werden.

    Wir setzen einen solchen Scanner immer dann ein, wenn Dokumente mit einer Bindung versehen sind, die nicht zerstört bzw abgeschnitten werden darf (z.B. bei einem Notarvertrag mit Siegel) oder wenn sich auf dem Dokument Gegenstände befinden, die nicht im Einzugsverfahren gescannt werden können (z.B. Kreditkarten).

  • Hefter

    Ein Hefter ist ein Behälter zur Aufbewahrung von Dokumenten, die fest abgeheftet sind (z.B. Schnellhefter, Aktendulli oder Heftstreifen. Im Gegensatz zu einer Bindung kann man die Dokumente aus dem Hefter entnehmen und nach dem Scannen wieder abheften.

  • Hülle

    Eine Hülle ist ein Behälter für Dokumente, die lose eingelegt werden können. Beispiele sind Klarsicht- oder Prospekthüllen.

  • Integration

    Eine Integration ist die Anbindung Ihrer Scanbox an einen externen Service. Die Scans Ihrer Sendungen werden damit automatisch oder auf Anforderung an den externen Service übertragen und können dort weiter bearbeitet werden.

  • Klammer

    Eine Klammer ist eine Heft- oder Büroklammer mit der mehrere Blätter Papier zusammengeheftet werden.

  • Konto

    Mit Ihrem Konto bei Dropscan haben Sie rund um die Uhr Online-Zugriff auf Ihre Scanbox(en), Sendungen und Scans.

  • MRC-Kompression

    MRC-Kompression ist ein verlustfreies Kompressionsverfahren, das wir zur Komprimierung der Scans einsetzen. Damit ist sichergestellt, dass Ihre Scans immer ein möglichst wenig Speicherplatz verbrauchen, gleichzeitig die Qualität aber gleichbleibend hoch ist.

  • Nachsendeauftrag

    Der Nachsendeauftrag ist ein Service der Deutschen Post AG und anderer privater Postzusteller. Mit diesem Service können Sie Ihre gesamte Briefpost von Ihrem Firmen- oder Wohnsitz an Ihre Scanbox-Adresse automatisch weiterleiten lassen.

  • OCR (Texterkennung)

    OCR ist der Prozess der Texterkennung bei einem gescannten Dokument. Alle von uns produzierten Scans durchlaufen diesen OCR-Prozess. Sie erhalten damit im Volltext durchsuchbare PDF/A-Dateien und können einfach nach bestimmten Inhalten suchen.

  • Ordner

    Ein Ordner ist ein Behälter zur Aufbewahrung von Dokumenten. Häufig wird er als Aktenordner, Leitz-Ordner oder Briefordner bezeichnet. Unsere Freunde in der Schweiz nennen ihn auch 'Bundesordner'.

  • Paket

    Ein Paket ist eine Sendungsart, die wir beim Eingang automatisch erkennen und Sie entsprechend darüber informieren.

  • PDF

    PDF (Abkürzung für Portable Document Format) ist das Dateiformat, in dem wir alle von uns produzierten Scans speichern.

  • PDF/A

    PDF/A ist eine Variante des PDF-Dateiformats, welches die revisionsichere Langfristarchivierung von digitalen Dokumenten ermöglicht.

  • PDFpro

    PDFpro ist unsere Bezeichnung für PDF-Dateien, deren Inhalt vollständig durchsuchbar ist. Alle Scans die wir produzieren durchlaufen automatisch einen Texterkennungsprozess (OCR). Der gesamte Inhalt eines Dokuments steht Ihnen damit im Volltext zur Verfügung.

    Sie können damit ganz einfach über die Suchfunktion Ihres Systems nach einzelnen Dokumenten suchen. So können Sie sich z.B. mit der Suche nach 'Kontoauszug' alle Kontoauszüge Ihrer Hausbank anzeigen lassen.

  • PIN / TAN-Brief

    Ein PIN-TAN-Brief ist ein Brief der sich innerhalb einer Sendung befindet, der speziell verschlossen ist und in dem sich vertauliche Zugangsinformationen befinden. Aus Sicherheisgrunden werden PIN-TAN-Briefe von uns nur auf explizite Anforderung geöffnet und gescannt.

  • Plastikkarte

    Bei einer Plastikkarte kann es sich z.B. um eine Kredit- oder Versicherungskarte handeln. Diese liegt meistens nicht lose einer Sendung bei, sondern ist auf einem Anschreiben aufgeklebt.

    Dokumente, auf denen sich eine Karte befinden, werden von uns ausschließlch auf dem Flachbettscanner manuell gescannt. Damit stellen wir sicher, dass die Karte nicht beschädigt wird.

  • Sammelsendung

    Sendungen, die Sie zur Weiterleitung auf dem Postweg anfordern, verschicken wir nicht einzeln, sondern gesammelt in Form einer Sammelsendung. Versandart ist dabei immer ein DHL Paket. In besonders dringenden Fällen ist auch der Versand per DHL Express möglich.

  • Sammelumschlag

    Ein Sammelumschlag ist eine Sendung, in der sich ein oder mehrere weitere (Brief-)Sendungen befinden.

    Wir erkennen beim Scannen, dass in einer Sendung weitere Sendungen vorliegen und stellen Ihnen diese separat in Ihrer Scanbox zur Verfügung. Sie können die in dem Sammelumschlag enthaltenen Sendungen dann ebenfalls zum Öffnen & Scannen anfordern.

  • Scan

    Ein Scan ist das digtiale Abbild einer Seite von einem Blatt Papier.

    Wir scannen bei jedem Blatt immer die Vorder- und die Rückseite. Falls die Rückseite nicht bedruckt ist, wird der Scan automatisch entfernt und natürlich auch nicht berechnet.

  • Scanbox

    Die Scanbox ist Ihr digitales Postfach bei Dropscan. Sie hat eine Scanbox-Adresse (Postanschrift), über die Sie Sendungen empfangen können. Der Zugriff auf die Scanbox erfolgt über Ihre sicheres Dropscan-Konto. Alle eingehenden Sendungen stellen wir Ihnen garantiert innerhalb von 2 Stunden in Ihrer Scanbox zur Verfügung.

  • Scanbox-Adresse

    Die Scanbox-Adresse ist die individuelle Postanschrift Ihrer Scanbox. Sie hat immer das folgende Format:

    Empfängername (Person oder Firma)
    Scanbox #XXXXX
    Ehrenbergstr. 16a
    10245 Berlin
    
  • Seite

    Jedes Blatt welches von usn gescannt wird, hat eine Vorder- und eine Rückseite.

    Wir scannen immer beide Seiten. Unbedruckte Seiten werden automatisch im Scanprozess entfernt und natürlich auch nicht berechnet.

  • Sendung

    Eine Sendung ist eine einzeln frankierte und adressierte Sendung die auf dem Postweg an Ihrer Scanbox-Adresse zugestellt wurde.

    Egal ob es sich um eine Postkarte, Brief, Zeitschrift, Katalog, Päckchen oder ein Paket handelt: Wir stellen alle Sendungsarten garantiert innerhalb von zwei Stunden nach Zustellung in Ihrer Scanbox zur Verfügung.

  • Siegel / Ösung

    Ein Siegel oder eine Ösung ist eine spezielle Bindungsart, die insb. bei juristischen Dokumenten, wie z.B. bei notariell beglaubigten Verträgen und Urkunden zum Einsatz kommt.

    Siegel oder Ösungen werden von uns niemals entfernt. Auf Anforderung scannen wir gerne das gesamte Dokument manuell auf dem Flachbettscanner. Damit bleibt die Integrität des Dokumentes erhalten.

  • Spezialbindung

    Bei einer Spezialbindung handelt es sich um eine spezielle Bindungsart, die vor allem bei juristischen Dokumenten (z.B. Gerichtsakten) verwendet wird.

    Diese Bindung können wir auf Anforderung entfernen und nach dem Scannen auch wieder anbringen. Das Dokument wird dadurch in seinen Originalzusatnd zurückversetzt.

  • Vernichten

    Vernichten ist eine Aktion mit der Sie die datenschutzgerechte Vernichtung einer physischen Sendung in Ihrer Scanbox anfordern.

  • Versandart

    Alle Sammelsendungen werden von uns mit der Versandart DHL Paket verschickt. In besonders dringenden Fällen ist auch der Vasand per DHL Express möglich.

  • Ware

    Eine Ware bezeichnet den Inhalt einer Sendung, bei dem es sich nicht um Papierdokumente handelt.

  • Weiterleiten

    Weiterleiten ist eine Aktion mit der Sie die postalische Weiterleitung einer physischen Sendung in Ihrer Scanbox anfordern.

  • Workflow

    Ein Workflow ist eine Regel mit der Aktionen in Ihrem Dropscan-Konto automatisch ausgeführt werden. Sie können damit das Öffnen & Scannen, das Vernichten oder die Weiterleitung von Sendungen auf dem Postweg automatisieren.

  • Zeitschrift / Katalog

    Eine Zeitschrift oder einem Katalog ist ein spezielle Sendungsart die wir beim Posteingang erkennen und Sie darüber informieren.

  • Öffnen & Scannen

    Öffnen & Scannen ist eine Aktion mit der Sie das Öffnen einer physischen Sendung und das Scannen der enthaltenen Doumente in Ihrer Scanbox anfordern.

    Sobald die angeforderte Aktion erledigt ist, werden Sie von uns per E-Mail informiert. Sie finden die Sendung dann in der Kategorie ‘Geöffnet & gescannt’.

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