Glossar

Mit Aktionen fordern Sie bei Ihren Sendungen bestimmte Leistungen an, die wir für Sie durchführen sollen (z. B. Öffnen & Scannen, Vernichten oder Weiterleiten einer Sendung).

Archivierung ist die langfristige und sichere Aufbewahrung Ihrer Sendungen und Papierdokumente.

Aufbewahrung ist die kurzfristige Lagerung Ihrer Sendungen bei uns.

Je nach gewähltem Tarif ist die Aufbewahrung entweder 14 oder 90 Tage kostenlos inklusive.

Eine Bindung ist eine feste Bindung eines Dokumentes. Dies kann beispielsweise bei Broschüren eine Rückstichheftung oder bei Katalogen und Büchern eine Klebebindung sein. Eine Bindung kann nicht einfach entfernt und wieder angebracht werden.

Ein Blatt ist ein einzelnes Blatt Papier.

Eine lose Blattsammlung ist ein Stapel von mehreren Blättern Papier, die nicht geklammert oder geheftet sind.

Ein Brief ist eine Sendungsart, in der sich ein oder mehrere Papierdokumente befinden.

Eine Datei ist ein Behälter für digitale Informationen. Ihre Scans bzw. die digitalen Dokumente speichern wir immer im Format PDF/A für die revisionssichere Archivierung.

Beim Dateinamen handelt es sich um die Benennung der Datei, in der Ihre Scans gespeichert sind.

Ein digitales Dokument ist das elektronische Gegenstück zu einem Papierdokument. Es wird in einer Datei gespeichert und hat eine oder mehrere Seiten.

Bei einem Dokument handelt es sich im einfachsten Fall um ein einzelnes Blatt Papier. Bei diesem scannen wir sowohl die Vorder- als auch die Rückseite (falls bedruckt) und speichern beide Seiten zusammen in eine Datei.

Mehrere Blätter, die mit einer Büro- oder Tackerklammer zusammengeheftet sind, erkennen wir als ein zusammengehörendes Dokument. Auch hier scannen wir alle Seiten und speichern sie zusammen in eine Datei.

DPI steht für "dots per inch" und bezeichnet die digitale Auflösung, mit der ein Papierdokument gescannt wurde.

Bei einem Einschreiben wird der Absender über die Zustellung der Sendung informiert.

Sie können mit Ihrer Scanbox alle Arten von Einschreiben empfangen. Einzige Ausnahme sind sogenannte eigenhändige Einschreiben, die nur dem Empfänger persönlich gegen Vorlage eines Ausweises zugestellt werden. Diese werden auch nicht vom Nachsendeauftrag erfasst, sondern weiterhin an Ihren Wohn- oder Firmensitz zugestellt.

Ein Einzugsscanner ist ein Scanner, bei dem ein Stapel von losen Blättern automatisch eingezogen und gescannt wird. Jegliche Art von Klammern, Heftern oder Bindungen müssen daher vor dem Scannen entfernt werden.

Ein Empfänger ist eine Person oder ein Unternehmen, für die wir Sendungen in Empfang nehmen bzw. für die Sendungen bei uns zugestellt werden können.

Empfangen bezeichnet die Zustellung und die Bereitstellung der Sendungen in Ihrer Scanbox.

Nach der Zustellung haben alle eingegangenen Sendungen zuerst den Status 'Empfangen'.

Bei einem Flachbettscanner werden die Papierdokumente manuell auf eine Glasscheibe gelegt und gescannt.

Wir setzen Flachbettscanner immer dann ein, wenn das Dokument mit einer Bindung versehen ist, die nicht entfernt werden darf (z. B. bei einem Notarvertrag mit Siegel) oder wenn sich auf dem Dokument Kreditkarten oder Ähnliches befinden, die nicht im Einzugsverfahren gescannt werden können.

Ein Hefter ist ein Behälter zur Aufbewahrung von Dokumenten, die fest abgeheftet sind (z. B. Schnellhefter oder Heftstreifen). Im Gegensatz zu einer Bindung können Dokumente aus einem Hefter entnommen und nach dem Scannen wieder abgeheftet werden.

Eine Hülle ist ein Behälter, in den Dokumente lose eingelegt werden können. Beispiele sind Klarsicht- oder Prospekthüllen.

Eine Integration ist die Verknüpfung Ihrer Scanbox mit einem externen Service. Die Scans Ihrer Sendungen werden damit manuell oder automatisch an den externen Service übertragen und können dort weiter bearbeitet werden.

Eine Klammer ist eine Heft- oder Büroklammer, mit der mehrere Blätter Papier zusammengeheftet werden.

Mit Ihrem Dropscan-Konto haben Sie online Zugriff auf Ihre Scanbox(en), Sendungen und Scans.

MRC-Kompression ist ein verlustfreies Kompressionsverfahren, das wir zur Komprimierung der Scans einsetzen. Damit verbrauchen Ihre Scans möglichst wenig Speicherplatz. Gleichzeitig bleibt die Qualität gleichbleibend hoch.

Ein Nachsendeauftrag ist ein Service, mit dem Sie Ihre gesamte Briefpost von Ihrem Unternehmens- oder Wohnsitz an Ihre Scanbox-Adresse automatisch weiterleiten lassen können. Die Deutsche Post AG und andere privater Postzusteller bieten einen Nachsendeauftrag an.

OCR ist der Prozess der Texterkennung, den alle Scans bei uns durchlaufen. Sie erhalten damit im Volltext durchsuchbare PDF/A-Dateien.

Öffnen & Scannen ist eine Aktion, mit der Sie das Öffnen einer physischen Sendung und das Scannen der enthaltenen Dokumente in Ihrer Scanbox anfordern.

Sobald die angeforderte Aktion erledigt ist, werden Sie von uns per E-Mail informiert. Sie finden die Sendung dann in der Kategorie 'Gescannt'.

Mit Ordner bezeichnen wir einen Akten-, Leitz- oder Briefordner für die Aufbewahrung von Dokumenten. In der Schweiz wird er auch Bundesordner genannt.

Ein Paket ist eine Sendungsart, die wir beim Eingang automatisch erkennen und Sie darüber informieren.

PDF/A ist ein PDF-Dateiformat, das die revisionssichere Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten ermöglicht.

PDF (Portable Document Format) ist das Dateiformat, in das wir alle Scans speichern.

Mit PDFpro bezeichnen wir PDF-Dateien, deren Inhalt durch einen Texterkennungsprozess (OCR) vollständig durchsuchbar ist.

Sie können damit über die Suchfunktion Ihres Systems nach einzelnen Dokumenten suchen. So können Sie sich beispielsweise mit 'Kontoauszug' alle Kontoauszüge Ihrer Hausbank anzeigen lassen.

Ein PIN-TAN-Brief ist ein Brief in einer Sendung, der speziell verschlossen ist und in dem sich vertrauliche Zugangsinformationen befinden. Aus Sicherheitsgründen werden PIN-TAN-Briefe von uns nur auf explizite Anforderung geöffnet und gescannt.

Bei einer Plastikkarte kann es sich beispielsweise um eine Kredit- oder Versicherungskarte handeln. Diese ist meistens auf einem Anschreiben aufgeklebt.

Dokumente mit einer Karte werden von uns ausschließlich auf einem Flachbettscanner manuell gescannt. Damit stellen wir sicher, dass die Karte nicht beschädigt wird.

Wenn Sie sich Sendungen weiterleiten lassen, senden wir Ihnen diese in einer Sammelsendung. Die Versandart ist DHL Paket. Wir empfehlen bei dringenden Fällen DHL Express.

Ein Sammelumschlag ist eine Sendung, in der sich eine oder mehrere (Brief-)Sendungen befinden.

Wir stellen Ihnen diese Sendungen separat in Ihrer Scanbox zur Verfügung. Sie können diese dann wie gewohnt für das Öffnen & Scannen, Vernichten oder Weiterleiten anfordern.

Ein Scan ist das digitale Abbild eines physischen Dokuments.

Die Scanbox-Adresse ist die individuelle Postanschrift Ihrer Scanbox. Diese hat immer das folgende Format:

Empfängername (Person oder Firma)
Scanbox #(fünfstellige individuelle Nummer)
Ehrenbergstr. 16a
10245 Berlin

Sie erhalten Ihre Scanbox-Adresse sofort nach der Buchung eines Tarifs.

Die Scanbox ist Ihr digitales Postfach bei Dropscan. Per Scanbox-Adresse (Postanschrift) empfangen Sie hier Ihre Sendungen. Der Zugriff auf die Scanbox erfolgt über Ihr Dropscan-Konto. Wir stellen Ihnen alle eingehenden Sendungen innerhalb von zwei Stunden in Ihrer Scanbox zur Verfügung.

Eine Seite ist die Vorder- und/oder Rückseite eines Blatts. Wir scannen immer beide Seiten. Unbedruckte Seiten werden dabei automatisch entfernt und nicht berechnet.

Eine Sendung ist eine einzeln frankierte und adressierte Sendung, die an Ihre Scanbox-Adresse zugestellt wurde. Das können Postkarten, Briefe, Zeitschriften, Kataloge, Päckchen oder Pakete sein.

Wir stellen alle Sendungsarten innerhalb von zwei Stunden nach Zustellung in Ihrer Scanbox zur Verfügung.

Siegel und Ösen sind spezielle Bindungsarten. Diese kommen insbesondere bei juristischen Dokumenten wie notariell beglaubigten Verträgen und Urkunden zum Einsatz.

Siegel und Ösen werden von uns nicht entfernt. Wir scannen auf Anforderung das gesamte Dokument manuell auf einem Flachbettscanner. Damit bleibt die Integrität des Dokumentes erhalten.

Eine Spezialbindung wird vor allem bei juristischen Dokumenten (z. B. Gerichtsakten) verwendet.

Wir entfernen diese Bindung auf Anforderung und bringen diese nach dem Scannen wieder an. Das Dokument wird dadurch in seinen Originalzustand zurückversetzt.

Vernichten ist eine Aktion, mit der Sie die datenschutzgerechte Vernichtung einer physischen Sendung in Ihrer Scanbox anfordern.

Wir verschicken alle Sammelsendungen mit der Versandart DHL Paket. In besonders dringenden Fällen empfehlen wir den Versand per DHL Express.

Eine Ware bezeichnet den Inhalt einer Sendung, bei dem es sich nicht um Papierdokumente handelt.

Weiterleiten ist eine Aktion, mit der Sie die postalische Weiterleitung einer physischen Sendung in Ihrer Scanbox anfordern.

Ein Workflow ist eine Regel, mit der Aktionen automatisch ausgeführt werden. Sie können damit das Öffnen und Scannen, das Vernichten oder die Weiterleitung von Sendungen auf dem Postweg automatisieren.

Workflows werden in den Einstellungen ihres Dropscan-Kontos eingerichtet.

Eine Zeitschrift oder ein Katalog sind spezielle Sendungsarten, die wir beim Posteingang erkennen und Sie darüber informieren.